“Nederlanders zijn een volk van kooplieden, waarbij zowel de Nederlandse overheidsinkopers als Nederlandse ondernemingen in plaats van een ‘onderhandelingsmodel’, waarin men vrij was te onderhandelen met wie men wilde, nu geconfronteerd worden met een sterk gereglementeerd ‘aanbestedingsmodel’. Men zou kortom kunnen stellen dat ons poldermodel, de onderhandelende overheid en daarmee de contractvrijheid, op de helling staat. Anderzijds spreken gezegden als ‘better value for tax-payers money’ of op z’n Hollands, “haal pegels uit die regels”de Nederlandse overheidsinkopers juist wel aan. Er zit een zekere dualiteit in het aanbesteden: aan de ene kant willen wij wel met die open Europese en mondiale competitie meedoen, maar het moet niet te gek worden. Nuchter als wij Nederlanders zijn”. (W.G.PH.E Wedekind)

De publieke sectoren in de lidstaten van de Europese Gemeenschap en haar (potentiële) leveranciers, worden geconfronteerd met een voorgeschreven inkoopbeleid betreffende overheidsopdrachten, de zogenaamde Europese aanbestedingsrichtlijnen. Het Europees Parlement beoogt met dit inkoopbeleid, de interne gemeenschappelijke markt open te stellen ter bevordering van eerlijke concurrentie zodat Europese ondernemingen kunnen profiteren van een geïntegreerde markt waarbij de aanbestedende diensten een keuze kunnen maken uit meerdere concurrerende offertes. Buitenlandse ondernemingen moeten kunnen toetreden tot de Nederlandse markt en wij tot hun markten. De doelstellingen van de Europese aanbestedingsbeleid zijn globaal het bevorderen van eerlijke concurrentie en het bevorderen van transparantie van de interne Europese markt.

Veel informatie is beschikbaar op het internet, vandaar de de aanbestedingsmakelaar het wiel niet opnieuw zal uitvinden. In samenspraak met het kennisportal Europees aanbesteden wordt de volgende informatie beschikbaar gesteld.

Europees aanbesteden is een georganiseerde manier van inkopen met als doel het openstellen van overheidsopdrachten voor alle bedrijven gevestigd in de Europese Unie, ongeacht hun nationaliteit.  Nederland kent een lange historie op het gebied van aanbestedingsregels. Al in 1815 werd openbaar aanbesteden voor de Rijksoverheid verplicht gesteld bij Koninklijk besluit. Ook toen al was het doel van deze regels "een doelmatig beheer van middelen en het bestrijden van corruptie van ambtenaren" De eerste Europese regels over aanbesteden ontstonden begin jaren '70. 

Van aanbesteding is sprake als meer partijen de gelegenheid krijgen een Offerte voor een opdracht uit te brengen. Europese aanbesteding is van toepassing op aanbestedende diensten zoals overheidsinstellingen (ministeries, provincies en gemeenten) en publiekrechtelijke organisaties en op de Nutssector, waaronder energie- en openbaar vervoerbedrijven.
Als een van deze diensten een opdracht uitschrijft die boven een bepaald bedrag (drempelbedrag) uitkomt, dan moet men verplicht Europees aanbesteden. Diverse aanbestedingsprocedures kunnen worden gevolgd

De algemene beginselen van aanbestedingsrecht zijn:

•  Gelijke behandeling: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
•  Transparantie: de gevolgde procedure moet doorzichtig (en dus controleerbaar) zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige inschrijvers moeten weten waar zij aan toe zijn.
•  Proportionaliteit: de gekozen maatregelen en criteria moeten zowel noodzakelijk als passend zijn met het oog op hetgeen de Aanbestedende dienst wil bereiken. De gestelde eisen mogen dus niet te zwaar zijn in verhouding tot de opdracht.
• Wederzijdse erkenning: lidstaten van de EU moeten goederen en diensten van ondernemingen uit andere lidstaten toelaten voorzover die goederen en diensten op gelijkwaardige wijze beantwoorden aan de legitieme doelstellingen van de lidstaat van bestemming.

Deze beginselen zijn van toepassing op alle opdrachten en concessies die aanbestedende diensten willen verlenen, zelfs indien het Bao en Bass niet van toepassing zijn, bijvoorbeeld omdat de toepasselijke drempelwaarde niet wordt overschreden.

Europees aanbesteden gaat volgens een vast stappenplan. Het betreft de volgende 6 stappen:

1. Bepalen aard van de opdracht

Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht aanbesteed dient te worden, wordt allereerst de aanbestedingsvorm bepaald. Voorgenomen opdrachten worden in drie hoofdcategorieën ingedeeld namelijk: leveringen, diensten en werken. Hoewel voor wat betreft deze categorieën de aanbestedingswijzen grotendeels overeenkomen, verschillen bijvoorbeeld de Drempelbedragen onderling, waardoor een verschuiving in de toepassing van procedures en regelgeving kan voorkomen. Het is dus van belang om de opdracht in één van de genoemde categorieën te kunnen indelen. Daarbij is het onderwerp van de opdracht bepalend. Indien het echter een samengestelde opdracht betreft (een combinatie van bijvoorbeeld de levering van een product en aanvullende dienstverlening), is het onderwerp dat de grootste financiële waarde vertegenwoordigt, bepalend voor de categorie waarin de opdracht dient te worden ingedeeld. Bij Europese aanbestedingen moet een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving worden gegeven van de opdracht, zonder dat taalverschillen een hinderpaal of interpretatierisico vormen. Daartoe dient gewerkt te worden met codes van de Common Procurement Vocabulary (CPV). De CPV is een uniform classificatiesysteem voor overheidsopdrachten. Hierbij ook een overzicht van de IIa en IIb-diensten. Nieuwe CPV-code zijn in ontwikkeling, lees meer Nieuwe CPV-code  bij aanbestedingsmakelaar.nl

2. Bepalen totale geraamde waarde van de opdracht

Nadat de aanbestedingsvorm is vastgesteld, dient vervolgens naar de totale (geraamde) waarde van de opdracht te worden gekeken. Aan de hand van de kostenraming, die getoetst wordt aan de vastgestelde drempelbedragen, kan worden vastgesteld, welke aanbestedingsprocedure van toepassing is. Bij het bepalen van de totale (geraamde) waarde dienen de volgende randvoorwaarden in acht te worden genomen. Bij het bepalen van de waarde van de opdracht, dient de volledige omvang van de behoeftestelling van de gehele aanbestedende dienst als uitgangspunt te worden genomen. De gecoördineerde inkoopfunctie bepaalt de volledige omvang van de behoeftestelling. Er mag niet een bepaalde ramingsmethode worden gekozen met het doel om de opdracht onder de vastgestelde drempelbedragen te houden. Dit betekent dat de opdracht niet in onderdelen mag worden opgesplitst (organisatorisch noch inhoudelijk) en dit betekent ook dat de opdracht niet in de tijd beperkt mag worden. Aangezien het bepalen van de totale (geraamde) waarde in grote mate bepalend is voor de wijze waarop de aanbesteding zal gaan plaatsvinden, dient zowel de gekozen procedure als de onderliggende motivatie (kostenraming en overige randvoorwaarden) in het aanbestedingsdossier te worden opgenomen. Van elke aanbesteding dient een dossier te worden bijgehouden door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon.

3. Bepalen aanbestedingsprocedure

Er zijn vijf procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten door middel van een Europese aanbesteding: de openbare procedure, de niet-openbare procedure, de procedure van Gunning door onderhandelingen (met of zonder voorafgaande bekendmaking), en de concurrentiegerichte dialoog.

Bij een openbare procedure kan elke belangstellende ondernemer inschrijven. De selectie van kandidaten en de gunning vinden bij deze procedure in één keer plaats.
Bij een niet-openbare procedure zijn selectie en gunning twee verschillende onderdelen van het proces. Elke ondernemer kan een Aanvraag tot deelneming indienen, maar de aanbestedende dienst beoordeelt welke kandidaten geschikt zijn. Ze nodigt minimaal vijf Gegadigden uit om een inschrijving in te dienen. Dan pas hebben de beoordeling en gunning van de opdracht plaats.
De procedure van gunning door onderhandelingen wordt alleen in gevallen toegepast die expliciet in de richtlijnen zijn omschreven, bijvoorbeeld wanneer het gaat om diensten van intellectuele aard of onderzoek en proefnemingen. Bij gunning door onderhandelingen selecteert de aanbestedende dienst een aantal ondernemers en stelt de Voorwaarden van de opdracht door onderhandelingen vast. Voor complexe opdrachten kan een aanbestedende dienst gebruikmaken van de concurrentiegerichte dialoog, als hij alléén niet in staat is om technische oplossingen te vinden of de juridische en/of financiële voorwaarden van een Project te Specificeren.

4. Aankondiging opdracht

Indien de opdracht Europees aanbesteed dient te worden, dient de voorgenomen opdracht gemeld te worden bij de Europese Gemeenschap om te worden gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Om dit te bewerkstelligen zendt de aanbestedende dienst de aankondiging van de opdracht aan het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg. Dit kan per post of per fax of digitaal via het internet op Simap  Het bureau neemt de vertaling en publicatie in het Supplement bij het Publicatieblad voor haar rekening.
De aanbestedende dienst kan ook een Vooraankondiging publiceren. Het doen van de vooraankondiging heeft als voordeel dat de termijnen van de aanbestedingsprocedure mogen worden verkort. Het publiceren van een dergelijke aankondiging verplicht de aanbestedende dienst (later) niet tot het doen van de feitelijke aanbesteding.

5. Keuze selectie- en gunningscriteria

De selectiecriteria zijn financieel-economische en technische minimumeisen. Gegadigden kunnen worden uitgesloten van deelname indien een onderneming niet aan deze eisen kan voldoen of als de onderneming de gestelde vragen niet volledig heeft beantwoord.

Er zijn twee gunningscriteria: de laagste prijs of de economisch voordeligste aanbieding. In de praktijk wordt vooral de economisch voordeligste aanbieding gehanteerd, waarbij aspecten zoals bijvoorbeeld prijs, kwaliteit en levertijd een belangrijke rol spelen. Aan de verschillende criteria kunnen door de aanbestedende dienst scores worden toegekend op basis van wegingsfactoren, die bepalend zijn voor de gunning. Zo mogelijk worden de wegingsfactoren in volgorde van belangrijkheid vooraf bekendgemaakt en kunnen ondernemingen precies zien aan welke aspecten de aanbestedende dienst veel waarde hecht.

6. Gunning opdracht

De gunning van de opdracht dient gepubliceerd te worden in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Onder meer dient informatie te worden gegeven over de wijze van aanbesteding, de gehanteerde gunningscriteria, de naam van de onderneming aan wie de opdracht is gegund et cetera. De aanbestedende dienst moet van iedere pre-selectie en gunning van een opdracht een procesverbaal opstellen. Dit procesverbaal dient ten minste de volgende onderwerpen te bevatten:
• de naam en het adres van de aanbestedende dienst;
• het onderwerp en de waarde van de opdracht;
• de namen van de uitgekozen gegadigden;
• de namen van de uitgesloten gegadigden;
• de naam van de Gegadigde aan wie de opdracht is gegund met motivering.

Dit procesverbaal (of hoofdpunten daarvan) kan door de Europese Commissie worden opgevraagd om te toetsen of de procedures correct zijn toegepast.

Meer informatie irt aanbesteden

• Standaardformulieren
• Duurzaam Aanbesteden
• Aanbestedingswet 2006
• ARW 2005
• Aanbestedingsbeleid
• Factoren voor naleving
• Overzicht EU-directives v.a. 1972 ( aanbestedingsrichtlijnen)

- Lijst aanbestedende diensten ( PIANOo.nl)

Bron: Kennisportal Europees aanbesteden en aanbestedingsmakelaar.nl