|
 In de vorige Tender Nieuwsbrief (december 2009, nr 8) en op aanbestedingsmakelaar hebben wij getoetst in hoeverre de in de Handleiding “Aanbesteden in micropercelen” beschreven methodiek aanbestedingsrechtelijk haalbaar is. Wij kwamen tot het oordeel dat de gekozen methodiek strijdig is met het aanbestedingsrecht. In deze bijdrage beschrijven wij verschillende mogelijkheden om de beoogde doelstellingen van conditioneel inkopen binnen de aanbestedingsrechtelijke context te realiseren.
Met conditioneel inkopen wordt beoogd om (a) de markt van overheidsopdrachten toegankelijker te maken voor het MKB, (b) de locale economie te stimuleren, (c) voor langdurig werklozen werkgelegenheid te creëren, (d) het voorkomen van leveranciersafhankelijkheid en (e) het bewerkstelligen van meer marktwerking. In dit artikel behandelen wij op welke wijze deze doelstellingen kunnen worden gerealiseerd.
Problemen waar het MKB bij aanbestedingen nog al eens tegen aanloopt zijn de hoge eisen (Selectiecriteria) die aan de onderneming worden gesteld, de uitvoeringseisen en Contractuele voorwaarden. Daarnaast bevatten aanbestedingsdocumenten voor het MKB vaak onbegrijpelijke procedurevoorschriften, waaraan de deelnemers zich aan moeten houden. En waar het in feite omgaat, de opdrachtomschrijving met de daarbij behorende specificaties en de daaraan verbonden kosten wordt daarmee ondergesneeuwd. Het MKB haakt dan ook vaak af. En dat terwijl deze aanbestedingsvoorschriften juist mede tot doel hebben de markt van overheidsopdrachten voor het MKB uit zowel het binnen- als het buitenland toegankelijk te maken. De oplossing om de markt van overheidsopdrachten voor het MKB toegankelijker te maken en daarmee ook de lokale economie te stimuleren, zal men moeten zoeken in adequaat opdrachtgeverschap. Wij hebben daarvoor kort samengevat de volgende suggesties:
i) gebruik overzichtelijke en - zoveel mogelijk - uniforme aanbestedingsdocumenten met een duidelijke omschrijving van het inkoopvraagstuk met de daarbij behorende eisen zonder overtollige ballast aan procedurevoorschriften, die vaak voortkomen uit een ongebreidelde kopieerdrift van andere aanbestedingsdocumenten;
ii) doe een inkoopmarktonderzoek: nodig marktpartijen, zonodig via een Vooraankondiging, uit voor een informatiebijeenkomst over de op handen zijnde aanbesteding en treedt in dialoog of de beoogde uitvoering haalbaar is en of de eisen en Voorwaarden marktconform zijn;
iii) stel meetbare en relevante selectiecriteria en omzeteisen alleen wanneer deze dienstig zijn voor de uitvoering van de opdracht;
iv) neem in het programma van eisen alleen knock-outcriteria voor absoluut cruciale uitvoeringsaspecten op om zodoende de juiste aanbieding te kunnen selecteren;
v) beperk administratieve lasten door alleen relevante verklaringen en bewijsmiddelen op te vragen;
vi) geef marktpartijen meer tijd dan de wettelijke minimumtermijnen voor het uitbrengen van een Offerte, zeker bij complexe trajecten;
vii) specificeer opdrachten zodanig (functioneel) dat zo veel mogelijk wordt voorkomen dat bedrijven met een machtspositie de markt onder controle blijven houden;
viii) maak gebruik van de percelenregeling;
ix) faciliteer combinatievorming, en
x) in voorkomende gevallen, maak gebruik van raamovereenkomsten – eventueel met minicompetitie – waarbij opdrachten in ‘natuurlijke’ delen worden verdeeld. Werklozen
Het stimuleren van de regionale economie en bestrijding van langdurig werklozen via overheidopdrachten heeft de nodige politieke aandacht en had ook een plaats in de oude richtlijn “werken” (artikel 31). Deze bepaling bood aanbestedende diensten de mogelijkheid via hun inkoopbeleid regionale ongelijkheden te verminderen en de werkgelegenheid te bevorderen, zolang dit maar verenigbaar was met de beginselen van het EG Verdrag, en met name met het non-discriminatie beginsel naar nationaliteit en het vrije verkeer van personen en diensten.
Het rechtstreeks stimuleren van de regionale economie via overheidsopdrachten zal al snel op gespannen voet komen te staan met de verdragsbeginselen. Hiervoor bestaan specifieke EG-fondsen. Het inzetten van langdurig werklozen voor gemeentelijke projecten biedt in deze meer mogelijkheden, zolang het maar geen discriminerend effect heeft en het vrije verkeer niet belemmert. Hier is sprake van indien bijvoorbeeld de voorwaarde wordt gesteld dat de werklozen uit een bepaalde regio afkomstig moeten zijn. Daarnaast moet dit als voorwaarde voor de uitvoering van de opdracht in de Aankondiging zijn vermeld. Wij merken hier uitdrukkelijk op dat het inzetten van werklozen niet als gunningscriterium mag worden gehanteerd, daar dit geen verband houdt met het voorwerp van de opdracht. Leveranciersafhankelijkheid
In de meeste gevallen ontstaat leveranciersafhankelijkheid (vendor lock) door toedoen van de Aanbestedende dienst zelf. De oorzaken van de vendor lock zijn vaak gelegen in een onduidelijke of onvolledige opdrachtomschrijving of specificaties waar slechts enkele marktpartijen aan kunnen voldoen. De vendor lock manifesteert zich vooral in situaties waar aanvullende werkzaamheden moeten worden uitgevoerd die niet in het programma van eisen zijn voorzien. Bij ICT-projecten komt het voor dat aanvullende werkzaamheden of opleidingstrajecten niet of onvoldoende zijn gespecificeerd en geen kosten(indicaties) zijn geoffreerd. Vaak onder het motto van: ´dat regelen wij later wel´. Wil men het dan alsnog, dan hangt daar doorgaans een fors prijskaartje aan.
Aan het einde van een ICT-Contract doet zich nog al eens de situatie voor dat de overheid met handen en voeten is gebonden aan de leverancier, omdat er geen afspraken zijn gemaakt over wat de leverancier aan het einde van de rit moet opleveren. Wegens het ontbreken van de benodigde documentatie is een nieuwe aanbesteding vaak onmogelijk, en dat terwijl de aanbestedingsregelgeving een nieuwe aanbesteding voorschrijft. Deze ´Catch-22–situatie´ kan men voorkomen door in het programma van eisen en de Overeenkomst een exitstrategie op te nemen. Dat betekent dat voor Gunning van de oorspronkelijke opdracht partijen duidelijke afspraken moeten maken over het documenteren van de door de leverancier ontwikkelde programmatuur, de overdracht van intellectuele eigendomsrechten, licenties en dergelijke. Maar dan zijn wij er nog niet. Om de transitie naar een nieuwe leverancier mogelijk te maken, zal de aanbestedende dienst eveneens een actief leveranciersmanagement moeten voeren, teneinde te controleren of deze afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen. Dit zijn enkele ingrediënten om de situatie van vendor lock te beperken, maar dit impliceert wel de nodige inkoopprofessionaliteit! Marktwerking
Marktwerking hoeft zich niet te beperken tot prijzen of kosten, maar kan ook betrekking hebben op kwaliteit, innovativiteit of duurzaamheid. Wil men een dergelijke bredere marktwerking bewerkstelligen en de opdracht leent zich er voor, dan zal men dat vooral moeten zoeken in de wijze van Specificeren. De aanbestedende dienst zal duidelijk het inkoopvraagstuk moeten omschrijven en tevens aangeven aan welke voorwaarden de oplossingen moeten voldoen. Het zogenaamd functioneel specificeren.
Marktwerking beperkt men vaak bewust of onbewust door het hanteren van bepaalde selectiecriteria. Voor de renovatie van een ziekenhuis stelt men de minimumeis dat de Aannemer ervaring moet hebben met renovaties van ziekenhuizen. De groep aannemers met dergelijke ervaring is beperkt. Om meer marktwerking te creëren, zou men ook kunnen kijken wat er zo specifiek is aan de renovatie van een ziekenhuis: een organisatie die continue in bedrijf is en die tijdens de werkzaamheden zo min mogelijk overlast kan verdragen in de zin van lawaai, stof en trillingen. Door het selectiecriterium op een dergelijke manier te formuleren, komen ook aannemers in beeld die verbouwingen hebben uitgevoerd bij ondernemingen met een continue bedrijfsvoering waar in een steriele en trillingsvrije omgeving wordt gewerkt, bijvoorbeeld fabrieken waar chiptechnologie wordt ontwikkeld. Een andere wijze van het faciliteren van marktwerking is het sluiten van een raamovereenkomst voor dezelfde opdracht met meerdere leveranciers. Op het moment dat zich een inkoopbehoefte manifesteert, de nadere opdracht, worden de leveranciers met wie een raamovereenkomst is gesloten uitgenodigd een offerte uit te brengen. Een variant hierop is de “raamovereenkomst met de reservebank”. Dit werkt als volgt. Er wordt met vijf leveranciers een raamovereenkomst gesloten. De drie leveranciers die de economisch voordeligste inschrijving hebben uitgebracht komen in aanmerking voor het uitbrengen van een offerte voor een nadere opdracht (de primaire leveranciers). De overige twee (de secundaire leveranciers) komen op de ‘reservebank’. Indien een primaire leverancier één of meerdere keren geen offerte uitbrengt of de offerte voldoet niet aan de gestelde eisen, dan verhuist hij naar de reservebank. De secundaire leverancier met de vierde beste aanbieding krijgt vervolgens een kans om een offerte voor de nadere opdracht uit te brengen. De “raamovereenkomst met reservebank” is voor zover ons bekend in 2007 door een Hoogheemraadschap voor het eerst toegepast. Conclusie
Binnen het aanbestedingsrechtelijke kader zijn er voldoende mogelijkheden om de markt van overheidsopdrachten voor het MKB toegankelijker te maken, werkgelegenheid voor werklozen te creëren, leverancierafhankelijkheid te beperken en marktwerking te faciliteren. Voorwaarde is wel een multidisciplinaire benadering van inkoopvraagstukken. En dat maakt dit vak dan ook zo boeiend. Professioneel inkopen en aanbesteden is het continue proces van het analyseren van onder andere marktgegevens, technologische mogelijkheden, bestuurlijke verhoudingen, Jurisprudentie en risico’s. Op basis van deze analyses stelt men samen een evenwichtige “mix” van de disciplines de aanbestedingsstrategie vast. Inkoopvraagstukken vanuit één discipline benaderen, bijvoorbeeld de economische of wiskundige, leidt al gauw tot onrechtmatig aanbesteden, net zo min als aanbesteden vanuit alleen de juridische discipline de doelmatigheidstoets zal doorstaan. De oplossing in deze is dan ook professionalisering van de inkoopfunctie, waarbij meerdere disciplines samenwerken om zodoende tot een optimaal inkoopresultaat te komen. Daarbij mag men de aanbestedingsregelgeving niet als een lastige bijkomstigheid beschouwen! Artikel tevens gepubliceerd in Tendernieuwsbrief , maart 2010. Eerder artikel: Conditioneel inkopen in een aanbestedingsrechterlijke context |
Admin
