Mobiel menu

Kopen we wel in wat de organisatie echt nodig heeft?

(Rob Beukeboom) Zijn we door wetgeving, interne procedures en een beperkte kennis van de werkelijke behoefte en de leveranciersmarkt, nog wel in staat om in te kopen wat een organisatie daadwerkelijk nodig heeft en echt wil? Ik heb soms het idee dat door allerlei redenen, waar ik hier een 3-tal de revue wil laten passeren, veel organisaties uiteindelijk iets anders inkopen dan wat ze werkelijk beogen. En dat ligt echt niet alleen, of juist niet, aan de inkoper

Het is lastig om “kwaliteit” te specificeren en te beoordelen.

Het lijkt me evident dat kopen op een vaste specificatie en dus vooral op prijs, het makkelijkste is. Je weet wat je wil, het wordt hopelijk door meerdere partijen aangeboden, en je kijkt wie de laagste prijs heeft. Dat werkt goed voor potloden en boutjes en moeren (en zelfs dat niet eens altijd), maar het werkt natuurlijk niet bij het inkopen van bv software, een aannemer of een andere dienst. In dat soort gevallen vinden we met z’n allen dat kwaliteit eigenlijk veel belangrijker is dan de prijs. In de praktijk blijkt vaak dat de inkoper, maar nog meer de interne collega met de werkelijke business-behoefte, het lastig vindt om aan te geven wat die beoogde kwaliteit precies is en hoe je dat moet omschrijven. Dan wordt er in een uitvraag- of tender proces gekozen voor een minimaal kwaliteitsniveau in de specificaties dat iedere leverancier kan leveren, en dan kan de rest op prijs. Of er worden als “doekje voor het bloeden” een paar obligate vragen over kwaliteit of certificaten gesteld, waar een beoogde leverancier makkelijk ‘ja’ op kan antwoorden. En dan tellen ze niet eens zwaar in de beoordeling. Maar is dat wat je echt wilt?

Methodes als BVP (Best Value Procurement) kunnen helpen om tot een leverancier te komen die het verschil kan maken, maar mijn boodschap is: je moet als organisatie echt aan het werk om het begrip “kwaliteit” te laden zodat je daar als organisatie echt iets aan hebt. Ook als je BVP gebruikt. En doe dat zodanig dat een leverancier zich ook echt kan onderscheiden van zijn concurrenten. Voor kwaliteit kun je technische kwaliteit lezen, maar ook relevante competenties van de aanbieders, duurzaamheidsaspecten, innovatiekracht, etc. Het vereist een grondige kennis van de markt, maar ook diepgaand overleg met de organisatie wat men nu echt wil van een leverancier, en om dat concreet te maken. Vraag eens aan een paar potentiele leveranciers welke vraag ze graag gesteld zouden zien, zodat ze het verschil kunnen maken. Misschien dat dat je op een idee brengt.

Door de bomen zien we het bos niet meer.

Met name in de publieke en semipublieke sfeer zie je dat er in veel gevallen zo’n nadruk wordt gelegd op rechtmatigheid van het proces, dat de echte wens achter de vraag (doelmatigheid) ondergesneeuwd kan raken. Dit past natuurlijk in een bredere maatschappelijke ontwikkeling, waar het juridisch en procedurele element zo zwaar mee gaat wegen, dat de inhoud bijna secundair wordt. De bedoeling van de organisatie dreigt het kind van de rekening te worden. Ik las laatst een boekje van Wouter Hart, waarin hij de systeemwereld en de (echte) leefwereld naast elkaar zet. Ik herkende daar op zijn minst gedeeltelijk de praktijk in inkoopland in. Ik zie veel goede ideeën en initiatieven direct sneuvelen door allerlei, vaak nauwelijks gefundeerde, aannames dat dit niet kan volgens de wet of interne procedures.

Persoonlijk ben ik ervan overtuigd dat ook de aanbestedingswet en andere interne procedures rond risico’s etc., voldoende ruimte laten voor creatief en doelmatig inkopen. Maar dat kost wel veel kruim van zowel Inkoop als de interne business-collega’s, om scherp te krijgen (en te houden!) waar het ook alweer om gaat. Wat nu eigenlijk de bedoeling is. Dus eerst kijken wat er werkelijk nodig is, en dan kijken hoe dit in een inkoopproces kan worden gegoten. Iets meer moed en dialoog kan vaak al een groot verschil maken.

We kopen een oplossing in, i.p.v. de beste oplossing voor ons echte probleem.

Een verschijnsel dat je met name in technische of specialistische omgevingen tegenkomt, en dat durf ik te zeggen omdat ik zelf ook een technische achtergrond heb en snap hoe dat werkt. Specialisten zijn gewend in oplossingen te denken, en minder geneigd om een probleem “in de markt te zetten”. Terwijl dat soms tot heel mooie oplossingen kan leiden, waar je zelf niet aan gedacht had. Ook blijkt vaak dat er oplossingen in de markt zijn, die misschien wel wat anders zijn dan verwacht, maar die makkelijk ingepast kunnen worden in de interne organisatie of een eindproduct. Dit wordt ook wel eens samengevat met functioneel i.p.v. technisch specificeren.

Ook hier ligt weer een onderliggende noodzaak om als inkoop met de markt en de interne klant te kijken wat nu de beste uitvraag is. Het betekent kennis hebben van en doorvragen naar de werkelijke business-behoefte intern en die koppelen aan wat er extern beschikbaar is. Zo wordt je als inkoper een echte, waarde-toevoegende, ambassadeur tussen de interne en externe wereld van je organisatie.

Aan het werk!

De rode draad in dit verhaal is helder: als inkoper heb je de taak, zo niet de plicht, om te kijken wat er werkelijk goed is voor de organisatie, en wat de markt kan bieden. Ons vak is soms omgeven met zoveel regels en eisen, dat we die echte bedoeling van het inkopen soms uit het oog dreigen te verliezen. Maar ook dat het boven tafel krijgen van de juiste vragen veel werk is, waar je regelmatig weerstand zult ontmoeten. Maar het moge duidelijk zijn dat als je dat niet doet, de organisatie mogelijk blijft inkopen wat het niet echt nodig heeft.

 

Rob Beukeboom. Zelfstandig interimmanager, voormalig CPO Alliander.

 

 

“Wouter Hart, Verdraaide Organisaties, terug naar de bedoeling”. ISBN 978 90 13 10573 5.

Nieuwsbericht is 197 keer bezocht.