Mobiel menu

Het inkoopproces bij woningcorporaties

Het veranderen en verbeteren van professioneel opdrachtgeverschap en inkoop is niet alleen de verantwoording van een inkoopprofessional. Hiervoor is betrokkenheid van de totale organisatie van belang. Het volledige inkoopproces kan in een aantal fasen worden weergegeven. In de ‘praatplaat inkoopproces’ van woningcooperatie Aedes  staan deze stappen voor woningcorporaties beschreven.

Professioneel opdrachtgeverschap

Professioneel opdrachtgeverschap is de wijze waarop een organisatie haar verantwoordelijkheden en haar interactie met de markt intern en extern vormgeeft en ten uitvoer brengt. Door het inzetten van Professioneel opdrachtgeverschap kunnen corporaties de betaalbaarheid en kwaliteit van woningen verbeteren, de doelgroep nog beter bedienen en de volkshuisvestelijke taak op de juiste manier uitoefenen. Professioneel opdrachtgeverschap draagt bij aan het invullen van die taak door het eenduidig – met verschillende uitgangspunten en keuzemomenten- in te kopen.

Bij professioneel opdrachtgeverschap liggen de keuzes en verantwoording voornamelijk op strategisch bestuurlijk niveau. Inkoop vertaalt deze in het uitvoerend niveau door het opstellen van beleid, inkoopprocessen en de keuzes van het bestuur te borgen in inkoop trajecten. Inkoopdoelstellingen zijn dus altijd een afgeleide van de organisatiedoelstellingen. 70% van alle bestedingen bij woningcorporaties betreft inkoop.


Van strategisch naar operationeel en andersom

Het uitvoeren van het inkoopproces is het hart van een inkooporganisatie. Daarbij worden taken en verantwoordelijkheden op drie verschillende niveaus onderscheiden:

  • 1. Strategische inkoop richt zich op beslissingen die de organisatie op langere termijn beïnvloeden. Hieronder vallen bijvoorbeeld het bepalen van de organisatiedoelstellingen, maar ook vragen over ‘in of uit besteden’. De eind verantwoordelijkheid ligt bij het bestuur van een corporatie met toezicht door de raad van commissarissen.
  • 2, Tactische inkoop omvat activiteiten die vallen onder specificeren, selecteren en contracteren. Over het algemeen noemt een corporatie dit ‘aanbesteden’. Vaak ligt deze verantwoordelijkheid bij een budgethouder of inkopend projectleider. Functionele specificaties, wensen en eisen (zie ook de Aedes leidraad aanbesteden) worden vaak door de materiedeskundigen opgesteld. Inkoop draagt zorg voor het vertalen van strategische keuzes naar het inkooptraject en het doorlopen van de juiste stappen in het proces.
  • 3. Operationele inkoop ziet er op toe dat wat ingekocht is ook daadwerkelijk is geleverd. Dit noemen we over het algemeen contractmanagement. Inkoop (of een contractmanager) werken hiervoor nauw samen met bijvoorbeeld een directievoerder, afdeling beheer, afdeling financiën, opzichters en medewerkers die een database op orde houden. Bestellingen worden door gebruikers geplaatst en de betalingen worden door de financiële afdeling afgehandeld.


Een cyclisch inkoopproces

In de praktijk hebben veel inkoopprocessen een begin en geen eind. Immers als het contract of project afloopt moet er opnieuw worden ingekocht. Het inkoopproces kent een aantal fasen: Voortraject, Aanbesteding, Uitvoering en Evaluatie.

  • 1. In de voorbereidingsfase zorgt het bestuur voor een opdracht met heldere randvoorwaarden. De voorbereiding start met het in kaart brengen met gegevens uit de spend-analyse en positieve of negatieve ervaringen uit eerdere trajecten. In deze fase wordt de leveranciersmarkt in kaart gebracht. Het managementteam en/of een inkoopadviseur maakt met alle verantwoordelijke een inkoopstrategie op basis van de organisatiedoelstellingen. Hierin zijn elementen opgenomen als assetmanagement, stakeholdermanagement (incl. huurdersbelangen), risicomanagement, ‘aanbestedingsvormen’, innovatie, maximale budget, contractmanagement en keuzes als in-uit besteden en de gevolgen voor de duurzaamheidsdoelstellingen. Het inkoopteam kan met de aanbesteding starten als het bestuur akkoord is met de inkoopstrategie.
  • 2. In de Aanbesteding worden inkoopwensen en (haalbare) eisen verder uitgewerkt. Documenten zoals een vraagspecificatie, gunningsleidraad en concept overeenkomst worden aan marktpartijen aangeboden. Na het transparant beoordelen van de binnengekomen offertes volgt een voorlopige gunning. Deze fase eindigt met het intern informeren van alle directbetrokkenen, het aanstellen van een contractverantwoordelijke, het ondertekenen van de overeenkomst en de overeenkomst opvoeren in de database.
  • 3. De uitvoeringsfase start met het geven van de daadwerkelijke opdracht. Het contract is een actief document, de contractverantwoordelijke voert op regelmatige basis gesprekken met de leverancier over de voortgang van de opdracht. Op basis de overeenkomst stuurt een corporatie op wat met de leverancier (of keten) is afgesproken. Als alle afspraken zijn nagekomen volgt de betaling aan de leverancier. We noemen deze fase ook contractmanagement.
  • 4. De laatste (of eerste) fase is de evaluatie. Dit is een proces zowel met de leverancier als met eindgebruikers. Leveranciers die een goede evaluatie hebben, komen eerder in aanmerking voor een nieuwe opdracht. Op basis van de interne evaluatie kan het bestuur of management besluiten om het proces van interne samenwerking te verbeteren. Daarna is de organisatie klaar voor een nieuw inkooptraject met nog betere eindresultaten..


Heeft u vragen over inkoop, contractmanagement, inkoopsamenwerkingen, aanbestedingen of professioneel opdrachtgeverschap? Aedes staat u graag met raad en daad bij. Hiervoor kunt u contact opnemen met Gaby van der Peijl g.vanderpeijl@aedes.nl 06-35112459 .

Nb: Aedes doet als corporatie wel ‘aanbesteden’, maar is geen aanbestedende dienst 

NbII: Model ook te vinden onder menu, inkoopmodellen

Nieuwsbericht is 382 keer bezocht.