Deel 3: Op zoek naar de roots van Inkoop

Business alignment, customer of choice en het belang van soft skills binnen inkoop blijken thema’s in de allereerste golf van inkoopvakliteratuur. En dat zo’n honderd jaar geleden. Onderzoekers Freek Andriesse en Marc Prins doken in de allereerste echte vakboeken en slaan een brug naar het heden.

De eerste vakliteratuur puur over en voor het inkoopvak verschijnt begin 20st eeuw. Met het groter worden van de industriële bedrijven neemt ook het aantal indirecte medewerkers toe. Er ontstaan vanaf eind 19e, begin 20st eeuw dan ook inkoopafdelingen, bemenst door inkopers en daarmee ontstaat ook een behoefte aan kennis en het delen van kennis en ervaring. Dat leidt tot een eerst golf van inkoopprofessionalisering en -emancipatie in de Verenigde Staten. Een aanjager van die professionalisering is ook de Eerste Wereldoorlog. In de grootschalige oorlogsproductie gaan standaardisatie en kostenverlaging hand in hand. Er verschijnen vakboeken als: Puchasing (1915), The principles of government purchasing (1919), Purchasing. Principles and practices (1922), The science of purchasing (1922) en Scientific Purchasing (1928). Al lang daarvoor was er vakliteratuur voor de handelsman.

Pratica della mercatura

Waarschijnlijk het allereerste vakboek voor de handelsman is ‘Pratica della mercatura’ van de Italiaanse zakenman Francesco Pegolotti dat verscheen in 1343. De titel dekt de lading: het is een praktisch naslagwerk met handelsroutes en -steden, import, export en zakelijke gebruiken van diverse streken, in gebruikzijnde handelsterminologie en de comparitieve waarde van munten, gewichten en afmetingen. Een later voorbeeld van dergelijke praktische handelshandboeken is L. Rothschilds Taschenbuch für Kaufleute. Ein Handbuch für Zöglinge des Handels, sowie ein Nachschlagebuch für jedes Kontor. In 1908 verscheen de 51st (!) druk. Inkoop was een integraal aspect van de veelzijdige activiteiten van de handelaar.

Waren de vakboeken eerst vooral bedoeld om de handelsman in zijn dagelijkse werk (inkoop én verkoop) te ondersteunen, in de nieuwe generatie vakboeken draait het om de uitvoering en ontwikkeling van het inkoopvak. Hierna nemen we twee van die eerste echte inkoopvakboeken voor respectievelijk de private en publieke sector onder de loep: The science of purchasing van Helen Hyssel en The principles of government purchasing van Arthur G. Thomas. Uit beide boeken belichten we een aantal opmerkelijke elementen, die ook nu actueel zijn binnen inkoop.

Inkoopvakliteratuur voor de private sector

The science of purchasing van Helen Hyssel is geschreven vanuit praktisch, probleemoplossend perspectief. Waar moet een goede inkoper aan voldoen? Waar moet hij op letten? Hoe kom je tot een goede lijst van betrouwbare leveranciers? De nadruk in het eerste deel ligt op de competenties. Bijzonder te lezen is dat al in 1922 de oproep werd gedaan om inkoop meer te coördineren met de andere uitvoerende organisatieonderdelen. Opvallend is ook de aandacht voor de ethische kant van inkoop. Wat ontbreekt is de strategische benadering van inkoop. Er zijn (nog) geen modellen of systematische methodes. Het ontbreekt aan een logisch proces.

De inkoper is volgens Hyssel geen stempelaar of een sjacheraar die gaat voor de extra korting, maar juist een creatieve denker en goede planner. Benodigde competenties anno 1922 zijn: natuurlijke aanleg, instinctief maar wel onderbouwd met opgedane kennis; vooruit kunnen kijken; mentale alertheid; gevoel voor analyse; zelfbewustzijn (het ontbreekt vaak aan ruggensteun); nuchterheid; directheid, want het tijdselement speelt inmiddels een veel grotere rol. Kortom: een flinke set soft skills, waar tegenwoordig in het inkoopvak meer de nadruk op wordt gelegd.

Oog voor customer of choice

Opvallend is ook dat in dit inkoopvakboek al (bijna een eeuw geleden…) aandacht wordt besteed aan business alignment. Van vitaal belang is goede kennis van de bedrijfsdoelstellingen, planvorming en financiële middelen. Minstens zo bijzonder is dat de auteur het heeft over customer of choice, maar wel in andere woorden. Ze gaat in op het verschil tussen betrouwbaar (reliable) en vertrouwbaar/ geloofwaardig (dependable). Betrouwbare leveranciers doen alles netjes volgens contract goed, maar service en wellevendheid maken een leverancier geloofwaardig. De klantenstrategie bepaalt de echte betrouwbaarheid: ben je als inkopend bedrijf wel customer of choice? De vraag is alleen hoe je aan de weet komt of een leverancier dependable is en of je wel customer of choice bent? Hyssel bespreekt in dit verband de mogelijkheid van inkoopassociaties. Hier kunnen leveranciers besproken worden tussen inkoopcollega’s onderling. Vroeger werd het bespreken van leveranciers niet alleen als niet-ethisch beschouwd, maar ook als risicovol. In 1922 is het verzamelen en delen van informatie op basis van vereniging modern.

Standaardisatie

De organisatie van de inkoopafdeling komt ook aan de orde. Aard en vorm van de organisatie hangen af van de omvang van het inkoopvolume en het type business waar het bedrijf in opereert. Organisatie-indeling volgt functie, niet de aard van de werkzaamheden. Er is geen onderscheid tussen verwerving en contractmanagement en tussen leveranciersmanagement en informatiemanagement. Er is een indeling voorzien in werkzaamheden van assistent, administrator (klerk) en purchasing executive. In de taken zie je dat de assistent zich iets meer bezighoudt met informatie verzamelen en bijhouden, de klerk de bestellingen plaatst en de executive zich richt op de verwerving.

Hyssel sluit The science of purchasing af met een hoofdstuk over standaardisatie en de rol van inkoop. Aanjager van standaardisatie was onder meer de Eerste Wereldoorlog. De auteur beschrijft de bijdrage die hieraan vanuit inkoop geleverd kan worden. Niet door materialen niet in te kopen maar door kritische vragen te stellen over het gehele proces van productie tot voortbrenging naar de klanten, zowel bij de ontwerpers als bij de productieverantwoordelijke en bij het hoofd verkoop.

Inkoopvakliteratuur voor de publieke sector

‘(…)De overheid benut zijn inkoopkracht niet maar biedt voornamelijk tegen zichzelf op, leveranciers klagen over late bestellingen en trage betalingen, bij het publiek leeft de aanname van cliëntelisme, willekeur en voorkeur(…)’. Dit citaat werd opgetekend door Arthur G. Thomas in 1919. Reden genoeg voor hem om in een vlot geschreven boek haarfijn het probleem van overheidsinkopen te ontleden, de knelpunten te benoemen en met de oplossing te komen. In 1919 verscheen van zijn hand ‘The principles of government purchasing’. Thomas wist waarover hij het had. Hij was lid van ‘The Presidents Commission on Economy and Efficiency’ met speciale aandacht voor de inkoopproblemen van de nationale overheid. Later, als staflid van ‘The Bureau of Municipal Research’ werkte hij mee aan ontwerp en implementatie van een centrale inkooporganisatie binnen de gemeente New York.

Vergeleken met inkopen binnen bedrijven is publieke inkoop volgens Thomas ‘(…) eenvoudig omdat het vooral routine inkoop betreft. Hierdoor is alles eenvoudig vooruit te plannen. Weinig kans op teveel investeren of over bevoorrading. Probleem van afstemming/coördinatie tussen aanschaf en levering is gering in vergelijking met bedrijfsleven. Veel kan vooruit besteld worden in aanzienlijke aantallen zodat risico van niet leveren tot minimum gereduceerd wordt(…)’. Gemeentelijke inkopen worden gezien als stabiel, met een gering technisch gehalte, in hoge mate routineus en geografisch beperkt. Typische inkoopcategorieën binnen de overheid in die tijd waren: voedsel, kleding, bouwwerkzaamheden, service, onderhoud en bijzondere apparatuur.

Vroeg pleidooi voor centralisatie overheidsinkoop

Thomas is een fervent voorstander van centralisering van inkoop voor de hele organisatie binnen één afdeling. Daarmee worden efficiency en besparingen bewerkstelligd. Daarnaast heeft Thomas veel aandacht voor de integriteit van overheidsinkopen. Hij wijdt er een apart hoofdstuk aan met allerlei juridische voorwaarden waardoor misbruik van functie en van publieke middelen tegen gegaan dient te worden. Dit alles is in zijn visie veel beter te realiseren met een centrale inkoopafdeling. De professionele inkoper is beter bestand tegen de verleidingen van de markt dan de argeloze, niet in inkoop geschoolde, ambtenaar. Binnen centrale afdelingen kan bovendien de controle beter ingericht worden. Van de 113 door Thomas onderzochte Amerikaanse steden kenden destijds 64 een vorm van centraal inkopen met een drempelbedrag waarmee dit start. Een stad als Chicago had dit beleid al vanaf 1898.

Oproep tot ‘boardroom alignment’ (in 1919…)

Verder is het volgens Thomas van het allergrootste belang dat de centrale inkoopafdeling verantwoordelijkheid krijgt in aanpalende functies zoals de bestelfunctie en de kwaliteitsinspectie. Vanuit de integrale verantwoordelijkheid van aanschaf, bestellen en controle op bestellingen en leveringen ontstaat de grootste kans op doelmatigheid. Daarnaast is hij een warm voorstander van de hechting van inkoopfunctionarissen binnen de top van de organisatie. Want juist daar kan invloed worden uitgeoefend voor een optimale benutting van publieke middelen. In Nederland vinden de eerste centralisatiebewegingen binnen de overheidsinkoop pas plaats aan het einde van de 20e eeuw. En dan nog veelal in de vorm van decentrale verantwoordelijkheden met een centrale coördinatiefunctie. Ook de ‘boardroom alignment’ waarvoor Thomas pleit is nog steeds een actueel thema.

Nederlandstalige inkoopvakliteratuur

Zoals we hiervoor zagen, komen de eerste pure inkoopvakboeken uit de VS. Die eerste golf van dergelijke boeken aan het begin van de 20st eeuw wordt gevolgd door een tweede golf vanaf de jaren zeventig. Ook nu zijn het weer Amerikaanse auteurs die de toon aangeven. In 1964 verschijnt ‘Het commercieel beleid bij verkoop en inkoop’ van Verdoorn. De eer voor het eerste pure inkoopvakboek in het Nederlandse taalgebied gaat waarschijnlijk naar Nijs, die in 1987 komt met ‘Grondslagen van de inkoop. Een marketingbenadering’. In 1988 verschijnt de eerste druk van Arjan van Weele’s ‘Inkoop in strategisch perspectief’. Een vakboek dat zich in drie decennia zal ontwikkelen tot de Nederlandse inkoopbijbel. Met vertalingen in vele talen, waaronder het chinees, is het ook een internationaal succes.

In tegenstelling tot die allereerste generatie van auteurs van inkoopvakliteratuur, kunnen de Nederlandse auteurs nu verder bouwen op een inmiddels sterk fundament van kennis en ervaring. We nemen hieronder de twee belangrijkste inkoopvakboeken in het Nederlands taalgebied onder de loep, dat van Van Weele en dat van Rietveld.

Van Weele en Rietveld

Van Weele legt de nadruk op inkoop als een dynamisch lineair proces met duidelijke fasen. In de zevende, geheel herziene, druk (2017) wordt het ‘cyclisch inkoopproces’ geïntroduceerd. Het lineaire inkoopprocesmodel is volgens Van Weele c.s. vooral geschikt voor eenvoudige (eenmalige) inkooptrajecten, het cyclische model voor inkoopprocessen zonder begin of eind. Bij laatstgenoemde model worden risicomanagement en stakeholdermanagement als voorwaarden geïntroduceerd en uitgebreid besproken. Ook wordt in deze nieuwe druk ruim aandacht besteed aan de actuele thema’s contractbeheer, leveranciersmanagement en duurzaamheid. Alle onderwerpen die we in die eerste generatie inkoopvakliteratuur niet tegenkomen.

In 2009 verscheen van de hand van Gerco Rietveld ‘Inkoop, een nieuw paradigma’ (Managementboek van het Jaar 2010). Hij constateert dat inkoop in een functioneel isolement zit. Vervolgens houdt hij een pleidooi voor businessgedreven inkoop en geeft dat handen en voeten met het ‘businessgedreven inkoopframework’. De ruggengraat van dat model is de alliantie tussen strategic alignment, category management vanuit de businessonderdelen zelf en de sourcing-functie. Rietveld neemt hier in zekere zin afstand van Van Weele en benoemt sourcing als een operationeel in plaats van tactisch proces. Rietveld gaat ook veel verder dan vroege auteurs van inkoopvakliteratuur door niet alleen te pleiten voor business alignment, maar ook gedetailleerd uiteen te zetten hoe die afstemming te realiseren.

-----------------------------------

IN DRIE DELEN OP ZOEK NAAR DE ROOTS VAN INKOOP
Dit is het tweede van drie artikelen, waarin we op zoek gaan naar de roots van inkoop. In het eerste artikel beschreven we waarom en hoe de VOC de omslag maakte van outsourcing van de scheepsbouw naar insourcing. Publieke inkoop door de eeuwen heen staat centraal in het tweede artikel. In het derde artikel gaan we in op de rol van inkoopinformatie en vakliteratuur. De artikelreeks is gebaseerd op het onderzoek ‘De kracht van inkoop. Vergeten oplossingen voor hedendaagse businessthema’s’ dat met ondersteuning van NEVI is gerealiseerd. In het najaar verschijnen de resultaten in boekvorm.
----------------------------------

Freekmark

Auteurs

Freek Andriesse is adjunct-hoofdredacteur van Deal! en econoom. Marc Prins is aanbestedingsspecialist en historicus.