223x bekeken

Organisaties kunnen door goed spend management, kosten besparen, efficiency verhogen en compliancy borgen

Spend Management

Inzicht in de spend of uitgaven van een organisatie is voor Inkoop een belangrijke bron voor het maken van keuzes omtrent de inkoopstrategie. De spend data maakt het mogelijk om gefundeerde keuzes te maken en deze ook te monitoren gedurende het jaar.

Organisaties kunnen door goed spend management kosten besparen, efficiency verhogen en compliancy borgen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het aantal leveranciers te reduceren, te focussen op belangrijke inkooppakketten, gebruik te maken van schaalvoordelen of de noodzaak voor nieuwe offerteaanvragen vroegtijdig te signaleren.

Hieronder 4 tips om spend management effectief in te zetten.

1. Stel duidelijke doelstellingen

Hoewel spend management een krachtige tool kan zijn voor inkopers, is het belangrijk om vooraf concrete doelstellingen te stellen. Zonder doelstellingen zal er te veel tijd worden gespendeerd aan discussies over data, tools en rapportages. Het zal daardoor te weinig gaan over wat het uiteindelijk moet opleveren. Concrete doelstellingen voor spend management kunnen zijn:

  • Reduceren van het aantal leveranciers om zo de tail spend te verminderen;
  • Kunnen sturen op duurzaamheid of social return;
  • Identificeren van eventuele aanbestedingen voor op de inkoopkalender.

2. De kwaliteit van de data is de sleutel

Het inmiddels wel bekende statement ‘Garbage in, Garbage out’ is zeker ook voor spend management van toepassing. Zonder de juiste data is het lastig om de spend analyse uit te voeren en juiste conclusies te trekken. Hierbij is het belangrijk om dus te zorgen voor een goede, geconsolideerde set met zowel historische als actuele data. Deze data komt vaak uit het financieel systeem, maar is lang niet altijd meteen bruikbaar. Werk hier dus aan en zorg ervoor dat iedereen ook belang van de datakwaliteit kent.

3. Koppel spend aan organisatiedoelstellingen

Met spend management heeft Inkoop ook een middel om inzichtelijk te maken wat hun bijdrage is aan de organisatiedoelstellingen. Zo kan spend management inzichtelijk maken hoeveel leveranciers en hoeveel facturen je hebt gereduceerd ten opzichte van voorgaande jaren. Door dit organisatie breed inzichtelijk te maken, maak je van inkoop een waardevolle gesprekspartner en wordt de waarde van spend management aangetoond.

4. Blijf meten en verbeteren

Een eenmalig spend analyse kan een inkooporganisatie al heel veel waardevolle inzichten geven. Het maakt inzichtelijk waar je staat en waar het verbeterpotentieel zit. Spend management daarentegen is een continu verbeterproces voor het analyseren van duidelijke trends. Het biedt zo inzage in de haalbaarheid van langere termijn doelstellingen. Meet en beoordeel jouw inkoopresultaten daarom ook over langere tijd

Negometrix Logo Black 2017

Negometrix

Supporter van aanbestedingsmakelaar.nl

Auteur: Erik Aalbersberg