333x bekeken

LET OP: DIT ARTIKEL BEVAT JARGON

Huizen, (vaar)wegen, bruggen, dijken. De bouwsector is zo oud als onze beschaving. Opdrachtgevers (klanten) voeren regie en aannemers (leveranciers) zijn de experts. De klant bepaalt het ‘waarom’ (droge voeten) en de aannemer is verantwoordelijk voor het ‘wat’ (dijk) en het ‘hoe’ (zand en stenen, scheppen en kruiwagens). Voor overheidsopdrachten zijn standaard contractvoorwaarden gemaakt: de UAV-GC. GC staat voor geïntegreerde contracten, omdat ontwerp, realisatie, onderhoud en beheer in één contract geregeld kunnen worden. Hybride kan ook: RAW (de klant bepaalt het ‘wat’ en ‘hoe’) in UAV-GC. De combinatie van detailontwerp en realisatie van een ‘werk’ komt vaak voor (E&C).

Er bestaan bij veel mensen misverstanden over de UAV-GC. Wij zetten er 5 op een rijtje, met TIPS.

1 Bij UAV-GC moet de aannemer alle risico’s dragen

Een contract is een beschrijving van doelstellingen en de verdeling van de risico’s. Bij UAV-GC liggen meer en andere (ontwerp, onderhouds-)risico’s bij de aannemer, en terecht: hij is immers de expert die het beste re risico’s kan beheersen en hij levert de prestatie. De klant heeft plichten en hij loopt risico’s (denk aan bodemverontreiniging, informatie) die niet naar de aannemer verschoven kunnen worden.

TIPS: Zorg voor gedeelde visie, doelstellingen en bewuste verdeling van risico’s. Houd het eenvoudig!

2. De UAV-GC is heilig, er is nooit discussie over

Vraag het aan 10 willekeurige grote aannemers en ze noemen allemaal dezelfde pijnpunten: informatieverschaffing, wijzigingen, bodemaspecten (denk daarbij aan vervuilde grond, zettingen, archeologische vondsten en niet gesprongen explosieven), het acceptatieplan, kwaliteitsborging, onverenigbare en tegenstrijdige eisen in de vraagspecificaties, gedoe met vergunningen. Er is nogal wat jurisprudentie. De rechters en arbiters hebben het er maar druk mee, temeer omdat strijdwillige partijen niet al te zwaar inzetten op samenwerking. De geest van het contract komt niet uit de fles...

TIPS: Investeer in de relatie. Coaching of eventueel mediation bieden uitkomst. Praat met elkaar!

3. UAV-GC vraagt om een totaal andere manier van werken

Als de aannemer het IPM model van de opdrachtgever gaat spiegelen gaat het fout. Hij gaat dan voorbij aan de rollen van klant (regie) en aannemer (uitvoering). Voor de aannemer betekent IPM een dure, logge, extra laag in zijn organisatie. De diarree van eisen die klanten stellen zorgt ervoor dat hij die regie-laag dubbeldik en juridisch waterdicht maakt. Bewegingsruimte is er niet bij dichtgeknepen billen. Wij horen vaak dat de klant bij UAV-GC moet ‘loslaten’. De ervaring leert dat klanten controle verkiezen boven vertrouwen en audits boven dialoog. Het conflictmodel wint het vaak van de samenwerking.

TIPS: Loslaten. Ja, maar hoe? Met bewust, weloverwogen en afgestemd overlaten kan het stellen van eisen, voorschriften en richtlijnen beperkt worden. Dan kan een bouwer echt bouwen. Win-win!

4. De opdrachtgever moet het kwaliteitsmanagementsysteem van de aannemer toetsen (SCB)

Het jargon bij UAV-GC is indrukwekkend: interactie, (ontwerp)verificaties, keuringen, acceptaties, stop- en bijwoonpunten, etcetera. Alles voor kwaliteit. Het kwaliteitssysteem van de aannemer wordt geaudit door een onafhankelijke certificerende instelling. Daar kan en mag je als klant op vertrouwen. Het projectmanagementsysteem van de aannemer is afgeleid van zijn KMS en kan geaudit worden door de klant. Bij een audit kijkt de klant of de aannemer doet wat hij belooft. Als de klant en de aannemer samenwerken (interactie) dan worden de contractrisico’s samen beheerst en hoeft hij minder te toetsen.

TIPS: Zorg in je vraagstelling en in je aanbod voor geruststelling. Stel je kwetsbaar op. Hecht expliciet aan vertrouwen, betrokkenheid en geruststelling. Vraag je af: “Waardoor word jij gerustgesteld?”

5. Meerwerk bestaat niet bij UAV-GC

Zoals we bij punt 1 zien, kan de klant niet alle risico’s op de aannemer afwentelen. Het is en blijft belangrijk om doel, aard en omvang van de opdracht, net als altijd, precies te formuleren. Wijzigingen kunnen wij dan net als bij andere contracten gezamenlijk aftikken. Hoe eerder die wijzigingen bekend zijn, des te beter. Dat klinkt eenvoudig toch? Waarom lukt dat dan niet? De opdrachtgever beperkt zich niet tot een eenvoudige functionele omschrijving (ik wil iets lekkers) maar stelt duizenden eisen en voorschriften. De aannemer-regisseur (zie punt 3) laat de klant tekenen voor akkoord met zijn interpretatie van die eisen, en toont dan aan dat hij daaraan voldoet. Of dat hij er niet aan kan voldoen omdat ze strijdig of onverenigbaar zijn. Moeilijk? Lees het verhaal van de cake.

TIPS: Maak er een kans van: vraag als klant wat je echt nodig hebt en zorg er als aannemer voor dat je dit levert. Stel het projectbelang boven het contractsbelang. Maak van een olifant weer een mug!

Karres

Menno Karres

ISO4YOU