497x bekeken

Een opdrachtgever vroeg mij recent of ik een aanbestedingsmethodiek kon aanleveren waarmee maximale participatie en acceptatie geborgd kon worden. Dit naar aanleiding van enkele aanbevelingen uit een audit op een voortraject van een aanbesteding. Het betrof een IT-applicatie waarmee een zeer groot aantal interne en externe gebruikers hun dagelijks werk mee moet uitvoeren. Het draagvlak voor de keuze van de leverancier en de applicatie moest de belangrijkste factor worden in de procedure. Het moest geen IT-feestje worden.

<Hein Machielse - Emtio>

Verspreking?

Om een dergelijk verzoek wat meer inhoud te geven en om een gedragen advies voor te kunnen leggen ga je uiteraard het gesprek aan. Gedurende dit overleg, waar draagvlak het onderwerp was, stopte mijn opdrachtgever het gesprek en vroeg naar een term die ik al enkele keren onbewust gebruikte. Het betrof de term draagklacht.

De term draagklacht was een verspreking, uiteraard bedoelde ik draagvlak of draagkracht, maar het zette ons wel tot het denken. Was het wel een verspreking? Of was het onbewust een link naar een fenomeen wat veel voorkomend is: het gebrek aan vooraf georganiseerde draagkracht-initiatieven.

Wel of geen IT-feestje?

Het gebrek aan draagkracht komt vaak voor bij aanbestedingen van gebruikersoplossingen. Een applicatie of oplossing wordt aanbesteed en bij introductie van de dienst is er aanzienlijke weerstand door een grote groep gebruikers. Een vaak gehoorde opmerking is dan: “IT heeft voor ons deze applicatie gekozen”.

Het creëren van draagvlak in de organisatie is een eerste belangrijke stap in een succesvolle adoptie van een oplossing. Zorg er daarom ook voor dat het geen volledig IT-feestje wordt. Het is immers geen IT-project, maar een eindgebruikersproject.

IT is slechts dienend en moet samen met de leverancier zorgen voor correcte werking van de oplossing. Uiteraard is de techniek en dat een oplossing werkt een absolute voorwaarde. Tegenwoordig is het echter zo dat de techniek inmiddels zo volwassen is dat de grote problemen op dit aspect niet te verwachten zijn. En mochten deze problemen zich voordoen, dan zijn ze vrij eenvoudig te voorkomen en te managen.

Draagvlak organiseren

Draagvlak wordt vaak georganiseerd door het laten participeren van een beperkt aantal gebruikers in een werkgroep of klankbordgroep. Deze beperkte groep vertegenwoordigt de gehele organisatie en wordt voornamelijk voorafgaand aan een aanbesteding of in beperkte mate tijden de beoordelingsfase van een aanbesteding ingezet.

Naar mijns inziens is hét aspect voor draagvlakcreatie gebruikersparticipatie en gebruikersbetrokkenheid tijdens de aanbesteding, en het liefste zo veel als mogelijk.

Gevoelens bij een leverancier

Er is binnen mijn vakgebied vaak een grote terughoudendheid om interactie tussen potentiële leveranciers en gebruikers te organiseren tijdens een aanbesteding. Ik geef toe, het beoordelen van de ‘klik’ met een leverancier is niet tot nauwelijks objectief te maken.

Maar participatie van gebruikers, om tijdens de aanbesteding al gevoel bij een leverancier en zijn oplossing te krijgen, kan ook door samen naar de definitieve selectie van een oplossing toe te groeien: net zoals je als persoon zou doen in een relatie.

Naar elkaar toe groeien

Dit ‘naar elkaar toe groeien’ gebeurt in onze methodiek tijdens ten minste 4 momenten in de aanbestedingsprocedure:

  1. Eenmaal tijdens de consultatiefase
  2. Eenmaal tijdens de onderhandelingsfase
  3. Tweemaal tijdens de beoordelingsfase

Wij maken dit aantal contactmomenten mogelijk door het combineren van een tweetal procedures, namelijk de mededingingsprocedure met onderhandeling en de concurrentiegerichte dialoog.

De aanbestedingsprocedure

De aanbesteding bestaat in onze aanpak uit drie formele fasen:

  1. Selectiefase: er wordt een vooraf bepaald aantal leveranciers geselecteerd waarmee de consultatiefase wordt doorlopen.
  2. Consultatiefase: de geselecteerde leveranciers beantwoorden mondeling en schriftelijk een aantal zorgvuldig geformuleerde vragen omtrent de eigen behoeftestelling. De mondelinge beantwoording gebeurt door middel van een interactieve presentatie waarbij alle geïnteresseerde gebruikers ook aanwezig kunnen zijn.
  3. Onderhandelingsfase: de geselecteerde leveranciers maken hun voorlopige inschrijving en/of offerte. Daarnaast vinden er onderhandelingen plaats, waarna de leveranciers hun definitieve inschrijving en/of offerte indienen. De beoordelingsfase omvat een demo (openbaar voor iedere geïnteresseerde gebruiker), een usability test (door de gebruikers) en een interviewronde (openbaar voor iedere geïnteresseerde gebruiker).

Benieuwd naar de verdere uitwerking van deze methodiek? Neem dan gewoon contact op met mij.

Hein

Hein Machielse

Senior Adviseur at Emtio

hein.machielse@emtio.nl

Mob: 06 30022906.