498x bekeken

Heel veel tijd en energie besteden aan een inschrijving op een aanbesteding en dan uitgesloten worden omdat je per ongeluk iets bent vergeten of over het hoofd hebt gezien. Zuurder kan bijna niet.

In de afgelopen 10 jaar ben ik alle varianten van ‘foutjes’ wel eens tegengekomen. De prijs exclusief BTW terwijl er inclusief gevraagd werd, de verkeerde versie van het referentieblad gebruikt, handtekeningen of parafen vergeten, verkeerde bijlage geüpload… en zo kan ik nog wel even doorgaan.

Maar wanneer lig ik er nu uit en wanneer niet? En is dat dan eerlijk? Ik heb toch zoveel moeite gedaan! Oneerlijk vóelt het vast. Maar oneerlijk ís het vaak niet.

DE BASISBEGINSELEN VAN AANBESTEDEN

Wanneer een aanbestedende dienst een aanbestedingsprocedure start, dient zij een aantal belangrijke basisbeginselen te hanteren. Twee belangrijke in dit geval zijn gelijkheid en transparantie.

Het gelijkheidsbeginsel bestaat eruit dat alle partijen in een aanbesteding gelijk worden behandeld. Er mag geen enkele sprake zijn van favoritisme of willekeur.

Het transparantiebeginsel noopt ertoe de aanbestedingsstukken helder, duidelijk en ondubbelzinnig te maken: elke inschrijver die goed leest, moet de gegeven informatie op dezelfde wijze interpreteren.

WAAR GAAT HET DAN MIS?

Het basisbeginsel gelijkheid belet aanbestedende diensten er (gelukkig!) van partijen voor te trekken. Maar ja, is er écht sprake van voortrekken als ik een vergissing mag herstellen? Dat antwoord is helaas al vrij snel “ja”.

Dit komt namelijk omdat er in die ondubbelzinnig en transparant opgestelde aanbestedingsstukken staat dat je wordt uitgesloten wanneer je een bepaalde fout maakt. Dit is meestal het geval wanneer het gaat om de rechtsgeldige ondertekening en de compleetheid van je stukken.

Ook wanneer herstel zou leiden tot ‘voortrekken’ ten opzichte van anderen blijft de deur echt gesloten. Denk bijvoorbeeld aan het inhoudelijk aanpassen van je aanbieding of je prijzen, omdat je iets had gemist.

Uit een recent vonnis (18 september) van het Gerechtshof in Den Haag: “Het is aan Inschrijver X als professionele inschrijver om zich telkens te verdiepen in de aanbestedingsvoorwaarden en ervoor te zorgen dat haar inschrijving in overeenstemming is met de werkelijkheid”. De partij in deze casus had over het hoofd gezien dat maar een klein deel van de opdracht in onderaanneming mocht worden gegeven.

Goed lezen dus en 3x checken of je inschrijving klopt met de aanbestedingsdocumenten en nota’s van inlichtingen!

WAT KAN IK DAN WÉL HERSTELLEN?

De aanbestedende dienst heeft de bevoegdheid om kleine gebreken (omissies) te laten herstellen. Dat betekent dat hij dit mág toelaten, maar niet persé hoeft.

Kleine gebreken zijn foutjes waar geen (verplichte) uitsluiting als straf op staat en die niet in strijd zijn met het gelijkheidsbeginsel. Gelukkig zijn aanbestedende diensten ook de beroerdste niet en krijgen inschrijvers echt wel kansen op herstel.

HANDEL SNEL ALS JE ZELF EEN FOUT ONTDEKT

Kom je erachter dat er iets mis gegaan is; meldt dit dan direct bij de contactpersoon van de aanbestedende dienst en vraag om een herstelmogelijkheid. Stuur meteen het herstelde stuk mee. Daarmee laat je blijken dat je geen tijd “koopt”, om je aanbieding compleet te maken, maar dat het echt een vergissing was. Het is geen garantie op succes, maar niet geschoten..

Vraagt de aanbestedende dienst om iets te herstellen; val dan op je knieën neer en dank de hemel 😊 dat je deze mogelijkheid krijgt. Lever de ontbrekende informatie of het juiste document (ruim) voor de gegeven deadline aan!

Te laat indienen van de aanbesteding is trouwens nooit een vergissing, ook al had je de datum verkeerd in je agenda gezet, wat toch echt per ongeluk ging….

KROKODILLENTRANEN

Uitgesloten vanwege een fout. Het is en blijft zuur. Vanwege het gelijkheidsbeginsel kán de aanbestedende dienst vaak gewoonweg niet anders. Ben je er van overtuigd dat je toch echt onterecht bent uitgesloten, dan is de gang naar de rechter de enige optie. Maar vaak is uithuilen en opnieuw beginnen het beste.

Zeker weten dat u niet in de stress hoeft te raken? Laat dan een van onze experts uw documenten controleren of meekijken bij de indiening. Het is een kleine moeite en u kunt zich een hoop (krokodillen) tranen besparen!

Krokodillentranen Shutterstock 268733264
Inge

Auteur

Inge van Laarhoven (Tendersucces)