440x bekeken

Minder dan een kwart van de aanbestedingen van het eerste halfjaar van 2018 hebben een verwijzing naar duurzaamheid. Hoe kunnen we dit versnellen? In deze reeks blogs onderzoeken we belemmeringen en oplossingen. Ons doel? In 2019 leveren alle aanbestedingen een significante bijdrage aan het versnellen van de nieuwe economie!

Aanbesteden vanuit samenwerking wordt steeds belangrijker. Een greep uit de aankondigingen op Tenderned laat dan ook aanbestedingen zien die gaan over partnerschap, innovatie en samenwerking.

Krachtige begrippen, maar als de aanbestedende dienst alle voorwaarden op papier zet waar dat partnerschap en die samenwerking aan moeten voldoen, inclusief een overeenkomst vol eenzijdige clausules, boetes en risico-overdracht, dan blijft er van die kracht weinig meer over.

Vervolgens mag je als inschrijver concurreren met nog 10 of soms 15 partijen en, dankzij mooi ogende formules, is de partij met de laagste prijs de winnaar. Hoera?

Samenwerken zonder elkaar de tent uit te vechten

Het gebruik van ineffectieve aanbestedingen gaat niet samen met betekenisvol aanbesteden. Deze aanpak gaat om het toevoegen van maatschappelijke meerwaarde. Uiteraard zijn economische afwegingen hierbij van belang, maar niet allesbepalend.

Het dicteren van de voorwaarden en het opnemen van boeteclausules leidt in geen enkele gezonde vriendschap tot een prettige samenwerking. Waarom zouden gezonde zakelijke relaties dan wel op die manier tot stand kunnen komen?

Om tot een goede samenwerking te komen die maatschappelijke waarde toevoegt, herkennen we drie zaken:

1. Gezamenlijk maatschappelijk doel

Laten we als voorbeeld het opzetten van een tent nemen. Stel jezelf de vraag: waarom ben je aan het kamperen?

Het opzetten van een tent op een muziekfestival vraagt om een hele andere benadering dan het opzetten van een tent tijdens een bergexpeditie. Zoek uit wat het maatschappelijke doel van je project is. Wanneer je dit doel helder hebt, is het ook makkelijker om je verantwoordelijkheid te nemen in het gezamenlijk realiseren van dit doel.

Het contracteren zou zich moeten richten op het vinden van een partner die het beste kan bijdragen aan het doel. Deze doelen moeten gaan over maatschappelijke meerwaarde.

2. Wederzijdse afspraken

Het is belangrijk om te weten wie wat gaat doen. Afspraken als ‘Doe jij de binnenstok, dan doe ik het afspannen’ werken beter dan ‘Jij zet samen met mij de tent op. Ik vertel niet wat ik ga doen, welke ervaring ik heb of wie ik in mijn team beschikbaar heb. Als het niet goed gaat of niet op tijd klaar is ben je onmiddellijk in verzuim en heb ik het recht een boete op te leggen.’

Hoe vaker je hebt samengewerkt, hoe makkelijker het wordt om deze wederzijdse afspraken te maken. Goede projectleiders weten al welke inspanningen ze met hun team zelf gaan verrichten.

3. Evalueren en bijsturen

Tijdens het opzetten van de tent zijn er momenten om te evalueren en bij te sturen. Als het grondzeil ligt kijk je nog even goed naar de richting van de tent. Hoe staat de tent ten opzichte van de wind, het water, de berg. Als de stokken staan, kijk je of alles recht staat. Niemand vindt dit gek.

In zakelijke relaties schieten we door met systeemgerichte contractbeheersing. We controleren de stok voor hij uit de fabriek komt, voor hij in de tas komt, voor hij de tent ingaat, als hij in de tent ligt, als hij wordt opgezet. We documenteren alle controles, huren een expert in om de controle van de stokken te controleren, documenteren de controle van de expert… etc.

Deze controles hebben geen meerwaarde meer voor het behalen van het doel. Doe het simpeler: benoem per doel een prestatie-indicator en informeer elkaar alleen wanneer er afwijkingen zijn. Simpele stapjes leiden tot grote resultaten. Het is dus niet alleen van belang om met een innovatief, duurzaam of circulair project te starten, maar zeker ook om deze tijdens de uitvoering te evalueren.

Kortom

Samenwerken doe je niet alleen. De echte samenwerking vormt zich in de fase na de contractering. Het contracteren moet gaan over het vinden van de juiste match. Door eenzijdige clausules, randvoorwaarden en mooie maar ineffectieve rekenformules los te laten, wordt het mogelijk om beter samen te werken.

Door het opstellen van de wederzijdse afspraken weet je wat je van elkaar kan verwachten. En met heldere afspraken over evaluatie en bijstellen wordt betekenisvol aanbesteden simpel en eenvoudig.

Foto: Flickr