137x bekeken

Fouten maken is menselijk. Waar aanbestedende diensten fouten maken, maken ook inschrijvers fouten. Zo komt het nogal eens voor dat een handtekening wordt vergeten of dat een document per ongeluk niet wordt geüpload. In deze uitspraak van de rechtbank Amsterdam (10 april 2020, ECLI:NL:RBAMS:2018:7169) heeft een inschrijver een prijzenblad niet correct ingevuld en komt de vraag aan de orde of hij deze fout niet toch mag herstellen, ondanks dat in de stukken is opgenomen dat het niet volledig juist indienen van het prijzenblad leidt tot uitsluiting.

Elke maand licht jurist Irene Gijzen van Stichting RIJK een uitspraak toe van een bijzondere zaak.

Waar draaide de zaak om?

In maart 2018 is de gemeente Amsterdam een Europese aanbesteding gestart voor de levering en plaatsing en het beheer en onderhoud van een ANPR-camerasysteem om de milieuzone binnen de Gemeente automatisch te handhaven.

Bij de aanbesteding is een prijsinvulformulier opgenomen. Inschrijvers dienen daarop alle gevraagde prijzen volledig in te vullen. Het niet volledig invullen van deze bijlage zal leiden tot het uitsluiten van de inschrijving, zo staat in de stukken.

Een partij heeft ingeschreven op de aanbesteding maar ontvangt bij brief van de gemeente de mededeling dat haar inschrijving terzijde is gelegd, omdat het door haar ingediende prijsinvulformulier niet correct is ingevuld. Volgens de partij is echter sprake van een misverstand, omdat de juiste informatie uit een andere bijlage blijkt en er duidelijk een verkeerd getal is ingevuld in 2 cellen, waardoor de enkele omissie in de Excel file beschouwd kan worden als een tekortkoming die voor herstel vatbaar is. De gemeente blijft bij haar standpunt.

De partij doet een beroep op het proportionaliteitsbeginsel en vindt toch een herstelmogelijkheid moet worden geboden.

Wat vindt de rechter?

Het is in beginsel mogelijk een ‘makkelijk’ te herstellen gebrek recht te zetten (in aanbestedingstermen: een kennelijk materiële fout), zoals blijkt uit het Manova arrest (HvJ EU 10 oktober 2013, C-336/12 en het SAG arrest (HvJ EU 29 maart 2012, C-599/10). Hierbij moet het gaan om een eenvoudige precisering zoals een verschrijving of het vergeten van een bepaald stuk waarbij kan worden vastgesteld dat de het stuk dateert van vóór de inschrijvingstermijn. Belangrijk is dus dat door het herstel niet in feite een nieuwe inschrijving wordt ingediend.

In deze zaak is het niet juist invullen van bepaalde cellen op het prijzenblad zo’n makkelijk te herstellen gebrek. Toch is in dit geval herstel van die fout niet toegestaan. De verplichting voor een aanbestedende dienst om de door hemzelf vastgestelde criteria nauwgezet in acht te nemen weegt zwaarder (zie het Manova arrest). Dat betekent hier dat de gemeente de partij moet uitsluiten die een stuk of een gegeven dat volgens de aanbestedingsdocumenten op straffe van uitsluiting moest worden overgelegd, niet heeft verstrekt. Het proportionaliteitsbeginsel doet hier niks aan af.

Conclusie

Aanbesteden is een zaak van precisie. Bij het inschrijven op een aanbesteding wordt er dan ook een grote mate van zorgvuldigheid van de inschrijver gevraagd. In principe mogen eenmaal ingediende inschrijvingen niet meer worden gewijzigd. Het gelijkheids- en transparantiebeginsel verzetten zich hiertegen. Slechts bij wijze van uitzondering en onder strikte voorwaarden mag een gebrek hersteld worden. Echter, als in de aanbestedingsdocumenten het specifieke gebrek met uitsluiting is gesanctioneerd dan is geen enkele ruimte. Het gelijkheids- en transparantiebeginsel wegen in dit geval zwaarder als het proportionaliteitsbeginsel.

In de praktijk

Wees je er als aanbestedende dienst van bewust dat als je een gebrek met uitsluiting sanctioneert in de aanbestedingsstukken je dan ook écht moet uitsluiten als zo’n situatie zich voordoet. Er is geen enkele ruimte om een afweging te maken. Dit is enerzijds makkelijk, je weet immers direct wat je moet doen. Anderzijds kan het ook jammer zijn om een goede aanbieding terzijde te moet leggen terwijl je dit wellicht niet wilt.

Bron: Stichting RIJK Rechtereu
Irene Gijzen

Irene Gijzen

jurist Stichting RIJK