283x bekeken

Contractmanagement is erg belangrijk. Dat hoorde ik al jaren. Helaas zag ik het niet. Zeker wel, de mensen die belast waren met het managen van contracten deden hun werk naar eer en geweten. Toch had de organisatie er weinig aandacht voor. En dat terwijl er met contractmanagement zoveel te verdienen valt. In financiële zin uiteraard, maar ook in het behalen van beleidsdoelstellingen. En laat ik het niet vergeten: bewaken dat er geleverd wordt conform de gemaakte afspraken. En dat zorgt weer voor tevreden klanten/collega’s. Iedereen had daar zijn eigen beeld en methodieken bij. Dat merkte ik toe ik aangesteld werd als teamleider contractmanagement. Hoe zorg je dan voor uniformering, voor vooruitgang, voor een hogere graad van volwassenheid?

Samenwerken: de start

Ik ben er heilig van overtuigd dat we als Rijkoverheid op een schat van kennis en ervaring zitten. Daarnaast vermoedde ik dat ook anderen met dezelfde vragen worstelden als ik. Dat bleek correct. Als snel hadden de IUC’s van Belastingdienst, de HIS (Haagse Inkoopsamenwerking) en Algemene Zaken/Communicatie elkaar gevonden. Op 23 maart 2017 sloten wij een samenwerkingsovereenkomst. Samen met mijn collega’s Else Hoekstra, Sammy Hadad, Bianca Trijssenaar en Nicoline Mezger zijn we van start gedaan. In eerste instantie voor het decentrale contractmanagement, maar al snel sloten ook de centrale (categoriemanagement) contractmanagers aan. In de volgende stap betrokken wij de andere IUC’s. Dat leidde tot een aantal bijeenkomsten waar we kennis en ervaringen uitwisselden. Daarnaast zetten we ook een digitale community op, waar ondertussen een groot aantal collega’s lid van zijn.

Samenwerken: het resultaat

Het enthousiasme bleek zo groot dat we het aandurfden om een landelijk congres te organiseren. Dat vond plaats op 11 oktober in het LEF Future Centre van Rijkswaterstaat onder de deskundige leiding van Amar Sjauw En Wa. Rolf Valenteijn, afdelingshoofd Inkoop- en aanbestedingsbeleid bij het DGOO van het Ministerie van Binnenlandse Zaken opende de bijeenkomst. Rolf hield een sterk verhaal over het belang van contractmanagement binnen de Rijksoverheid. Daarna volgde een boeiende discussie tussen voor- en tegenstanders op een aantal stellingen. Duidelijk werd dat de overeenkomsten tussen de behoeften van de verschillende IUC’s veel groter is dan de tegenstellingen. Dat biedt mogelijkheden tot verdere samenwerking!

Vervolgens gingen we uiteen voor een zestal workshops. Zelf mocht ik een workshop geven over de ontwikkeling van het contractmanagement binnen ons team. Heel leuk om te doen, zeker door de vragen van de collega’s en de discussies die daar uit volgden! De andere sessie hadden als titel: maatwerk voor mensen, contractmanagement from scratch, ICT’er met contractmanagementkennis of contractmanager met ICT-kennis, doorontwikkeling rijksinkoopstelsel en dynamische kpi’s. Mooie mix van onderwerpen en allemaal even interessant!

Samenwerken: het vervolg

Tijdens de afsluiting hebben wij ons werk overgedragen aan Diebrichje Brands en Sylvia Passerini van het Ministerie van I&M. In hun deskundige handen wordt de komende tijd verder gewerkt aan dit mooie netwerk. Ik wens hen beiden veel succes! Gelijk boden een aantal organisaties (ministeries V&J, Financiën en BZK) aan hen te helpen. Beter kan de kracht van een netwerk niet getoond worden! Mooie middag dus met een mooie afsluiting van Richard Lennartz, directeur inkoop van de HIS.

De basis is gelegd; op naar een leerzaam vervolg!

Kees

Auteur

Kees Tazelaar