311x bekeken

7e Shared Expertise Meeting van Cinfield en Tender People in het teken van EMVI-criteria

Het formuleren van de juiste EMVI-criteria op basis waarvan een aanbesteding wordt gegund is een cruciaal onderdeel van aanbesteden. Het is hierbij belangrijk dat de aanbestedende dienst in de voorbereiding de juiste keuzes maakt. Ook een goede beantwoording indienen door marktpartijen is een vak op zich. Kwaliteit moet leidend zijn bij het selecteren van de juiste partij of oplossing, maar wordt de vraag of de geboden kwaliteit relevant is altijd gesteld?

Heldere doelstellingen zijn noodzakelijk als richting voor het formuleren van de juiste criteria. Zowel inkoop als verkoop moet op de hoogte zijn van die doelstellingen. Als ze elkaar niet goed begrijpen en niet goed weten waar beide naartoe willen, hoe verbeter je dan de uitkomsten van de aanbesteding en de onderlinge samenwerking?

De zin en onzin van EMVI

Deze vragen stonden 13 november centraal op de zevende Shared Expertise Meeting (SEM) van Cinfield en Tender People. Cinfield-directeur Rick Uringa: “De zin en onzin van EMVI worden niet bepaald door wet- en regelgeving of voorgeschreven procedures maar door u en mij. Het gaat om de wijze waarop je met EMVI omgaat. Vergelijk het met een hardloopwedstrijd. Wat is het doel van deze wedstrijd? Hardlopen? Of een sprint of marathon? Dat bepaalt welke keuze je moet maken.”

Maar ook welke gunningscriteria je moet gebruiken. “Het doel moet centraal staan”, zegt Ludo Huisman van Tender People. Hij poneert de stelling: dit moet met één EMVI-criterium kunnen. “Houd het eenvoudig. Welk bedrijf doorgrondt jouw doel vervolgens het beste? Wie levert de Usain Bolt als je een sprintwedstrijd moet winnen?”

Nut en noodzaak

De SEM is nadrukkelijk bedoeld om inkoop en verkoop met elkaar in gesprek te laten gaan, zonder dat daar directe belangen bij betrokken zijn. Dat maakt het evenement uniek in Nederland. En een ideale plek voor bruggenbouwers, om de uiteenlopende meningen over nut en noodzaak van EMVI te verenigen.

Jeroen Wegkamp, chief procurement officer van de Nederlandse Spoorwegen en een van de twee hoofdsprekers van de dag, vraagt zich hardop af of de Aanbestedingswet zijn doel voorbijschiet. De aanbestedingsrichtlijnen zijn oorspronkelijk op Europees niveau ingesteld om de interne markt te bevorderen. Daarnaast hebben ze in Nederland ook een aantal nationale doelen gekregen, zegt Wegkamp, zoals het bijdragen aan lastenverlagingen, het betrekken van het mkb en het doelmatiger inkopen.

BPKV of laagste prijs

Zijn deze doelen bereikt? Draagt EMVI hieraan bij? Nee, is Wegkamps duidelijke antwoord. Volgens hem is gunnen op laagste prijs bij standaard producten of diensten veel vaker mogelijk dan nu gebeurt. “Als je doel en eisen duidelijk zijn en je weet dat de oplossing in de markt voorhanden is, kun je selecteren op laagste prijs”, zegt hij. Alleen bij inkopen die de klantbeleving raken, zoals de treinreizeger, of als in de markt onderscheidend vermogen voorhanden is die extra kwaliteit kan leveren, is het zinvol te gunnen op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).

Maar juist in de keuze voor aanbesteden op laagste prijs schuilt een groot gevaar, zegt de tweede spreker van de dag, Alfred de Weert, directeur bid- en salesmanagement van CSU. BPKV is wel degelijk belangrijk, zegt hij, want het voorkomt ongewenste neveneffecten, zoals een race to the bottom in marges, met potentieel uitbuiting en faillissementen tot gevolg. Door te sturen op laagste prijs vervreemdt je essentiële markten van je, terwijl BPKV de markt juist dwingt beter te worden en oog te hebben voor maatschappelijke betrokkenheid en ethiek.

Laagste prijs en ethiek gaan moeilijk samen

Dat laatste punt, maatschappelijke betrokkenheid en ethiek, wint aan gewicht, zegt De Weert. Het is een ontwikkeling die al langer gaande is en bij gemeentes bijvoorbeeld ontstond toen zij de verantwoordelijkheid kregen over het zorgdomein. Maar kun je naar ethiek kijken als je laagste prijs als criterium hanteert?

Bij EMVI kijk je wat mogelijk is om beter te worden, klinkt een reactie uit de zaal. Bij laagste prijs zoek je als aanbieder de gaten in het bestel – die er altijd zijn – om de prijs te drukken. Uiteindelijk betaalt de inkopende partij linksom of rechtsom de rekening. “Als je de perverse prikkels van de laagste prijs kunt drukken, kun je vervolgens de markt vragen: wat heb je te bieden?”, zegt Huisman. Of, in de woorden van De Weert: aanbesteden op laagste prijs is als treinreizen zonder kaartje.

Olifanten doen het met olifanten

Een ander probleem dat EMVI momenteel niet ondervangt en dat door Wegkamp wordt aangehaald is dat de kansen van het mkb op het winnen van aanbestedingen niet is toegenomen. “Inschrijven vereist zoveel werk dat als je hier kans op wilt maken je organisatie hierop moet zijn ingericht. Hoewel ze zeker goede oplossingen hebben, maken mkb-bedrijven hierdoor bijna geen kans”, zegt hij.

“De realiteit toont dat ook”, vult Uringa aan. “We maken het te complex. Vraag naar relevante zaken, niet naar zaken als een plan van aanpak. Stel de logische vraag. Zoek je een sprinter of een marathonloper? Is je doel 100 meter over 42 kilometer? Hun resultaten tonen wie je moet hebben, niet hun plannen van aanpak of trainingsschema’s. Met het trainingsplan van Usain Bolt word ik nooit wereldkampioen ”

De expertise van het inschrijven

“Voor grote bedrijven is de organisatie rondom een inschrijving op een aanbesteding al geen feest, laat staan voor een mkb’er”, zegt Alfred de Weert. De wens aanbesteden te vereenvoudigen, is daarom de verbindende factor van de bijeenkomst. “We hebben het veel te ingewikkeld gemaakt”, aldus Wegkamp. Maar eenvoudige uitvraag begint bij kennis van wat er in de markt te halen is. Daar komen inkoopadvies en marktconsultatie om te hoek kijken.

De markt kan aanbestedende diensten ook op andere manieren informeren. Als er een no bid-besluit is genomen, bijvoorbeeld. Informeer de aanbestedende dienst waarom je besluit niet in te schrijven, is een breed gedragen oplossing die op de bijeenkomst wordt genoemd. Daar wordt iedereen beter van. “Dat kan al in de eerste week na publicatie”, zegt Huisman. Die nadrukkelijke oproep, communiceer nog beter en informeer elkaar, is een van de boodschappen die mee naar huis genomen worden. Net als het formuleren van de juiste doelstellingen – waar marktpartijen inkoop een helpende hand kunnen bieden – en gunningscriteria die relevant zijn voor die doelstellingen.

Sem7
Tender People

Tenderpeople

Supporter van Aanbestedingsmakelaar.nl