Leveranciers zijn blij met de relatie en vele vinden de dagen voorafgaand aan kerst vaak de tijd om dit in positieve zin te tonen. Een flesje wijn, een mooi boek, wat lekkers…
De aanbieders willen doorgaans iets positiefs bij je bewerkstelligen. Niet zelden hanteren inkooporganisaties de nullijn of verdwijnt de 'aardige attentie' in een Tombola* voor “alle medewerkers”, maar de moeite en aandacht wordt altijd wel gewaardeerd. Het bevestigt een prettige relatie. Maar heb jij als inkoper weleens nagedacht wat je kan doen om jouw leverancier een fijne kerst te bezorgen? 4 manieren om ook jouw leveranciers een fijne kerst te wensen
#1 Betaal je leverancier op tijd (en misschien iets eerder voor de kerst): Te laat betalen heeft een negatieve invloed op de relatie die je eigenlijk zou moeten willen onderhouden met een leverancier, zeker als de betalingstermijnen al enorm zijn uitonderhandeld. Loop in de week voor de kerstdagen nog even alle openstaande facturen door en wacht niet tot in januari.
#2 Werk aan open communicatie en transparantie: Meestal hoort een leverancier alleen iets van inkoop als er een probleem is. Wees proactief en onderhoud geregeld contact over ontwikkelingen in je organisatie. Deze kerstperiode is een mooi moment om de relatie van het afgelopen jaar te bespreken op een informele manier. Een open vorm van communicatie zorgt voor vertrouwen en helpt bij het zijn van een trusted partner i.p.v. het zijn van een transactie.
#3 Betrek je leverancier bij problemen en toekomstige behoeften: Inkoop is geen pokeren waarbij je per definitie je kaarten niet laat zien en vooral pas inzet als jou dat het beste uitkomst. Betrek je leverancier bij eventuele uitdagingen in het komend jaar en vraag om hulp, hij is immers een specialist in de dienstverlening die je inkoopt. Je zal merken dat veel leveranciers graag meedenken en ook komen met oplossingen. Ze zien dit veel liever dan wanneer ze dadelijk alleen betrokken worden bij eventuele prijsdiscussies.
#4 Verleng inschrijftermijn rond de feestdagen: Leveranciers vieren het liefst ook de feestdagen met het gezin in plaats van achter hun bureau om in te schrijven op die complexe aanvraag. Door het verlengen van de inschrijvingstermijn (ca 2 weken), geeft dit iedereen extra tijd en ruimte om goed te presteren. Dit voorkomt onnodige stressvolle piekmomenten.
Mocht je wat moeite hebben met een passende tekst op uw kerstkaart of kerstmail? Hieronder een aantal voorbeelden die je best eens aan je leverancier mag sturen. Namens team aanbestedingsmakelaar: Fijne feestdagen en een inkooptastisch 2023.
Inkoop-kerstwens suggesties voor op uw kerstkaart:
- Na een jaar hard werken, is het nu tijd om heerlijke kerstdagen te beleven. De inkopers van {organisatie} wensen u en uw medewerkers, fijne feestdagen en we zien u graag weer in het nieuwe jaar !
- Onze inkopers en de directie wensen u een Gelukkig Kerstfeest en een voorspoedig 2023.
- Met onze dank voor de prettige relatie gedurende het afgelopen jaar wensen wij u fijne kerstdagen en een gelukkig nieuwjaar. De inkopers van Inkoopafdeling XYZ
- Aan het einde van het jaar danken onze inkopers u voor het vertrouwen en de aangename samenwerking.
- De inkopers van {organisatie} wensen u en uw medewerkers prettige kerstdagen en spreken de wens uit dat onze aangename relatie zich in het komende jaar zal voortzetten.
Merry Xmas :-)
* Tips Tombola: Laat medewerkers een lootje kopen voor een goed doel en verloot de ontvangen kerstgeschenken.
Afbeelding: Pixabay