Het is alweer twee jaar geleden dat ik mijn scriptie geschreven heb over de Best Value aanpak. Na inmiddels 2 jaar praktijkervaring ben ik erachter gekomen dat deze aanpak weinig wordt gebruikt in de praktijk. Persoonlijk vind ik dit erg jammer, want in mijn scriptie is de effectiviteit van deze aanpak bewezen en bevestigd.
Wat is Best Value?
Best Value is meer dan een inkoopmethodiek. Best Value is een filosofie waarbij alle betrokken partijen volledig in hun kracht moeten staan om zo de meeste waarde te creëren. De Best Value aanpak is bedacht door professor Dean Kashiwagi uit Amerika (Arizona). Hij pleitte voor een inkoopaanpak waarbij de opdrachtnemer over de expertise beschikt. Op het moment dat we de experts exact gaan vertellen hoe zij het moeten doen, hadden we het net zo goed zelf kunnen doen. Er ontstond een inkoopbenadering, waarbij de opdrachtgever niet meer de oplossing voorkauwt, maar de expert (de opdrachtnemer) zijn expertise laat gebruiken om zich van de concurrent te onderscheiden.
Ik zie in de praktijk vaak dat onderdelen uit deze aanpak worden toegepast binnen aanbestedingen. Zo is functioneel specificeren een veelvoorkomende manier van het beschrijven van de eisen. Ook zie ik dat dominant scoren tijdens beoordelingen veel gebruikt wordt. Deze manier van beoordelen pusht het kernteam om keuzes te maken. Wat ik vaak zie is dat aanbestedende diensten kiezen voor een beoordeling 0, 2, 4, 7 of 10. Echter gaat de Best Value aanpak hier nog een stapje verder in. Best Value schrijft namelijk een score van 0, 5 of 10 voor. Dit zorgt ervoor dat er doorslaggevende keuzes worden gemaakt en zo kan het kernteam makkelijker beslissingen maken.
Ondanks dat er onderdelen uit de Best Value aanpak worden gebruikt in de praktijk, wordt de aanpak nog steeds weinig toegepast door aanbestedende diensten. Dit heeft vaak te maken met de botsingen van de aanpak met de aanbestedingswet, maar ook het “omdenken” waar veel aanbestedende diensten niet klaar voor zijn.
Op welke wijze kan de Best Value aanpak dan wel effectief toegepast worden? Onder andere door het toevoegen van een definitiefase in de voorbereiding. De voorbereidingsfase zoals de meeste hem toepassen gaat veel minder ver dan de definitiefase. In de definitiefase dienen de facetten die resulteren in het gewenste resultaat te worden gedefinieerd. De opdrachtnemer dient namelijk op de hoogte te zijn van wat er bereikt moet worden en onder welke voorwaarden, zodat de slagingskans van het behalen van de doelstelling vergroot wordt. Het gewenste resultaat dient tevens transparant te zijn voor alle betrokkenen. Dit zorgt er namelijk voor dat de interpretatieproblemen en discussies in de uitvoering worden geminimaliseerd. Daarnaast beoogt de definitiefase dat de opdrachtgever zijn eigen expertise dient te delen. Deze expertise is van groot belang voor de opdrachtnemer. Daarbij komt dat opdrachtgevers met veel deskundigheid in huis zelf al veel weten. Waarom zou deze kennis niet benut worden?
Daarnaast dient men het traditioneel inkoop gedrag tijdens alle fases van de aanbesteding los te laten. Dit houdt in dat het kernteam een helikopterview aan dient te nemen. De opdrachtgever dient het hogere doel te omschrijven en dus geen details te benoemen.
Tot slot dient de gehele organisatie meegenomen te worden in de gedachtegang van Best Value, zodat er meer draagvlak wordt gecreëerd. Er is vaak onbegrip over waarom de voorbereiding zo lang duurt of waarom men er zoveel tijd in steekt. Door dit onbegrip weg te nemen, kan het kernteam zich volledig focussen op het traject. Een goede voorbereiding is immers het halve werk.
Larissa Albersen
Junior Inkoop Consultant