Ruim twintig jaar ben ik actief op het gebied van inkoop, procurement, purchasing, sourcing, supply chain management of welke sticker je er ook op wilt plakken. En zo lang als ik mij kan herinneren staat ‘inkoop’ tegen de verkeerde boom te blaffen. Ik heb ook heel lang vrolijk met mijn collega inkoopprofessionals mee staan blaffen over het belang van professionele inkoop en de impact op de corporate bottom line; iedere euro die wordt bespaard is een euro winst.
Column: Fred Wittmaekers
Blaffen over alle besparingen die wij hadden kunnen realiseren wanneer onze collega’s ons in een vroegtijdig stadium van het inkoopproces hadden betrokken. Alle kosten die we hadden kunnen vermijden als we alleen al ons leveranciersbestand hadden uitgedund en het aantal transacties drastisch hadden verminderd. De prijskortingen die wij hadden kunnen onderhandelen als we onze behoeften meer hadden kunnen standaardiseren en door schaalgrootte marktwerking maximaal haar werk hadden kunnen laten doen. Hadden we maar…..
Dus waarom zijn, even generaliserend, al onze niet-inkoop collega’s zo eigenwijs, kortzichtig en niet-meewerkend? Zij moeten toch ook het bedrijfsbelang als hoogste goed zien. Enige tijd geleden werd het mij echter duidelijk: wij, inkoopprofessionals, proberen al jaren lang iets te verkopen wat we graag willen verkopen, maar niet wat anderen graag willen hebben.
Stel je het volgende eens voor:
Van een gemiddeld bedrijf heeft slechts 5% van de medewerkers een financiële (eind-) verantwoordelijkheid; noem hen ‘budgethouders’. Dit betekent dat 95% van de collega’s officieel geen financiële verantwoordelijkheid heeft. Waarom zouden zij zich dan druk maken over prijzen, kosten en uitgaven? Het is natuurlijk politiek correct van hen om te zeggen dat ze het wel belangrijk vinden, maar intrinsiek zal het hen een beetje een biet zijn. Zeker als financieel voordeel ten koste zou gaan van iets wat hen nader aan het hart ligt. Eigen belang wint altijd. Niets menselijks is hen vreemd.
Ik durf hier zelfs nog wel zo ver te gaan om te stellen dat van een budget gestuurde organisatie zelfs die 5% met financiële verantwoordelijkheid zich niet echt druk maakt over de kosten, zolang het maar binnen budget blijft. Waarschijnlijk zelfs graag vlak bij het budget omdat men anders nu beschuldigd zou kunnen worden van slechte budgettering, het overgebleven budget moet inleveren om andere gaten te vullen en voor volgend jaar een lager budget gaat krijgen.
Daar staan wij dan met ons mooie inkoopverhaal over de financiële voordelen van vroegtijdige betrokkenheid, standaardisatie en schaalvoordelen. Kansloos. Maar als zij niet in geld zijn geïnteresseerd, welke voordelen zouden wij hen dan kunnen bieden om toch hun interesse te wekken?
Ieder inkoopproces kent vier prestatie gebieden. Ten eerste hebben we ‘beschikbaarheid’; spullen en diensten geleverd krijgen. Ten tweede hebben we ‘risico’; financieel risico, juridisch risico, operationeel risico, sociaal risico, persoonlijk risico etc. Daarvan het liefst zo min mogelijk. Wij zijn als mens primair risicomijdend. Het derde gebied is ‘waarde’; wat doet het voor onze klant (Intel inside), wat doet het voor onze positie binnen het bedrijf, wat doet het voor publieke opinie (overheid). Omdat het realiseren van beschikbaarheid, het verlagen van risico en het vergroten van de waarde allemaal niet gratis is, is het vierde gebied ‘geld’.
In die drie andere gebieden dan ‘geld’, zijn onze niet-financieel verantwoordelijke collega’s wel geïnteresseerd. En laten we op die drie gebieden als inkoopprofessional nou heel veel te bieden hebben. We kunnen levertijden verkorten, voorraad risico’s terugdringen, exclusiviteit afspreken met een leverancier zodat we een waarde hebben die onze concurrenten niet kunnen bieden en ga zo maar door. En als we het slim doen, kunnen we onze collega’s misschien verleiden om de minder kostbare oplossing te kiezen die dezelfde of betere prestaties op het gebied van beschikbaarheid, risico of waarde biedt. ’Verkoop’ hen dan ook die voordelen van professionele inkoop en stop met het scanderen van de financiële impact van inkoop; dat is blaffen tegen de verkeerde boom
