Weet je nog hoe je was als puber op de middelbare school? Ik dacht laatst terug aan een incident die inzichten heeft gegeven voor mijn ambtelijk vakmanschap, met name wanneer de gemoederen hoog oplopen en we geneigd zijn het "Spaanse Rietje" erbij te pakken.
Ik was als puber niet de makkelijkste om in de klas te hebben. Samen met zo’n zeven andere klasgenoten wisten we regelmatig de boel op stelten te zetten. Met name onze leraar Engels had het te verduren. Wij vonden dat volkomen geoorloofd want de lessen waren oersaai. Elke les werd er wel iemand uitgestuurd, wat op zichzelf een sport werd. Dat betekende echter wel dat we op het matje moesten komen bij de berucht strenge decaan meneer Meegens.
Ontboden bij de decaan – dit gaat vervelend worden!
Meneer Meegens had besloten onze hele groep van acht aan te pakken. Op een koude ochtend in januari werden we - op het idiote tijdstip van 17:30 uur - ontboden op zijn kantoor. Leg dat maar eens uit aan je ouders. We vreesden het Spaanse Rietje. Bij binnenkomst stond er een schoolbord klaar met turfjes hoe vaak we dusver uit de klas gestuurd waren. De docent Engels was er ook en we verwachten een straf van jewelste. Wat er gebeurde was echter totaal anders.
Drie verwonderingen
Ten eerste toonde de Meneer Meegens begrip voor de oorzaak van ons gedrag. Dat we het lastig vonden onze aandacht erbij te houden en daardoor uit verveling streken uithaalden. Van daaruit creëerde hij gemeenschappelijkheid door te benoemen dat we hetzelfde voor ogen hadden: een succesvol eindresultaat van het jaar.
De tweede verwondering kwam doordat hij nadruk begon te leggen op wat we wél goed deden. Voor ons stond hij gevoelsmatig altijd op afstand, toch wist hij over eenieder van ons wel iets complimenteus te zeggen. Over mij? Dat hij bewondering had voor hoe serieus ik met mijn sport bezig was.
De derde verwondering was de grootste. Hij stelde ‘Jullie zijn er vaak uitgestuurd, daar hoort een straf bij, daar ontkom je niet aan. Welke straf zou ik jullie moeten geven?’ Wij waren verbijsterd. Een van ons zei voor de grap ‘Een schop onder onze kont.’ Wie dat een goede straf vond mocht dan en daar krom staan. De rest mocht nog even nadenken over een passende straf.
Het eindresultaat was dat er een bond was ontstaan en wederzijds respect. De leraar Engels ging zich bezinnen op het lesgeven, wij zouden ons netter gedragen - hoe saai we de les ook vonden. De rest van het jaar waren de lessen bij tijden zelfs leuk!
Vier inzichten voor je ambtelijk vakmanschap
Na verloop van tijd ben ik steeds meer de lessen uit deze gebeurtenis gaan inzien en hoe het mijn ambacht als ambtenaar raakt. Eigenlijk was onze decaan een voorloper in het toepassen van inzichten die we nu hebben vanuit de positieve psychologie. Vier inzichten:
- Inzicht 1: heb begrip (wat niet hetzelfde is als goedkeuring)
We waren alle acht prima gasten alleen door de omstandigheden (en puber zijn) deden we soms dingen die niet zo gepast waren. Dit gebeurt in ons volwassen professionele leven ook wel eens als we onder (te) hoge werkdruk staan, door werkconflicten, pittige thuissituaties, zorgen om maatschappelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld oorlog in Oekraïne) of andere redenen.
Dat kan ervoor zorgen dat je een keer uit je slof schiet, afspraken niet na kan komen, kwaliteit niet levert, of op een andere manier niet voldoet aan wat van je als professional wordt verwacht.
Het is dan makkelijk om je oordeel klaar te hebben. Wat ik leerde van Meneer Meegens, en probeer toe te passen, is om te beginnen met begrijpen door bewust de aandacht te richten op open onderzoeken. Wat is er aan de hand? Hoe gaat het met de ander (of wat is er bij mijzelf aan de hand)?
- Inzicht 2: maak duidelijk dat het een serieuze kwestie is
De decaan had ons maandag al medegedeeld om donderdag 17:30 uur present te zijn. Dit hielp voor ons om het serieus te nemen. We hadden drie dagen om na te denken over onze rol in dit verhaal. Hij zwengelde daarmee ons reflectieve vermogen aan waardoor we meer stilstonden bij onszelf.
Wanneer we een conflict of probleem hebben met iemand in de werksetting, kan de neiging zijn om meteen het gesprek aan te gaan en er stevig bovenop te zitten. De periode van nadenken, reflecteren, misschien ook wel even zweten, ontbreekt dan volledig.
Dus: plan een gesprek enkele dagen later in. Daarmee geef je het een formeel moment en het bijpassende gewicht. Bovendien geef je emotie – bij jou, bij de ander - de kans om neer te dalen: dat komt een dergelijk gesprek in de regel ten goede is mijn ervaring.
- Inzicht 3: geen straf maar positief voorwaarts
Als de decaan ons zoals gebruikelijk had gestraft waren we vrijwel zeker doorgegaan op de oude weg. Door de verbinding te leggen, ons te waarderen en het gemeenschappelijke doel (succesvol het jaar afsluiten) centraal te zetten, veranderde onze relatie en instelling.
De natuurlijke neiging als mens en professional, is wanneer iemand iets ‘verkeerds’ heeft gedaan, om diegene te straffen. Als mens kunnen we dat op allerlei (onbewuste) manieren doen, verbaal, non-verbaal of als leidinggevende door bijvoorbeeld een aantekening in het personeelsdossier. De ander zal zich dan misschien schikken maar de kans is groot dat de afstand groeit en de relatie verslechterd met alle gevolgen van dien op de samenwerking en bijbehorende spanningen.
Zoek daarom liever de verbinding, zoek samen naar oplossingen en laat de “straf” als het even kan achterwege. Dit wordt ook bevestigd vanuit onderzoek binnen de positieve psychologie, bewust aandacht schenken aan wat goed gaat creëert verbinding en positieve veranderbereidheid.
- Inzicht 4: waardeer specifiek
De decaan kwam verassend uit de hoek met zijn complimenten over wat we goed deden en waar we trots op mochten zijn. Niet algemene platitudes, maar specifiek voor elke persoon een oprecht compliment. Dat kwam binnen, daar gingen we van groeien.
Wanneer je een probleem aan de kaak stelt, hebben we de natuurlijke neiging het probleem of conflict centraal te stellen. Wat gaat er niet goed? Wat heb je niet goed gedaan? Laat die neiging niet de vrije loop. Sterker nog, wees ook complimenteus en waardeer de ander oprecht en specifiek voor wat die wel goed doet.
Hoe breng je dit in de praktijk?
Dit is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Gelukkig kun je elk van deze inzichten eigen maken door te oefenen. Wat hieraan ten grondslag ligt is het vermogen niet zonder weerga mee te gaan in de automatische neiging om te (ver)oordelen, meteen vanuit een primaire emotie het gesprek aan te gaan, af te straffen of alleen de focus op het negatieve te leggen.
Dit reflectieve vermogen kun je versterken. Als ambassadeur van het programma Mindful Rijk, het expertisecentrum voor mindfulness en positieve psychologie, ben ik enthousiast over de leergang ‘Bewust Ambtelijk Vakmanschap’ waarin je jouw reflectieve vermogen versterkt en dit verbindt met je ambtelijk vakmanschap. Ik ben ervan overtuigd dat dit bijdraagt aan een prettige en sterke samenwerking binnen het Rijk, ook als de aanleiding minder fijn is.
