Naast het centrale team met aanbestedingsexperts is onder andere fors geïnvesteerd in een decentrale inkooplaag, is contractmanagement niet meer weg te denken, treedt een team van portfoliomanagers op als ambassadeurs van inkoopontwikkeling vanuit strategisch perspectief en is de tenderboard structuur aangepast. Een stuurgroep met afvaardiging vanuit de top van het management heeft zich daarbij ingezet om dit te bereiken. Het resultaat levert een ruim verhoogde rechtmatigheid op én een aantoonbare bijdrage aan het realiseren van ambities op het gebied van MVI.
Decentrale inkopers dicht bij het vuur
Daar waar de nationale en Europese aanbestedingen begeleid worden door een centraal team aanbestedingsexperts, is verplicht gesteld dat alle meervoudig onderhandse aanbestedingen door een decentrale inkoper worden begeleid met minstens ervaring in de (niet persé publieke) inkoopketen, bij voorkeur met een inkoopdiploma op zak én duidelijke ambities om binnen de inkoopfunctie verder te willen ontwikkelen. Want daar is alle ruimte voor binnen de gemeente!
Naast het begeleiden van aanbestedingen en controleren van bestellingen, zitten zij vanuit hun decentrale rol aan tafel bij een ‘collega’ en niet bij een ‘interne klant’. Op deze manier werken zij toe naar het maximaal kunnen benutten van de speelruimte ten aanzien van de doelstellingen van de afdeling als ook de organisatiebrede doelstellingen als duurzaamheid en Social Return. Daar waar grote programma’s draaien, wordt hier steeds vaker een dedicated decentrale inkoper aan gekoppeld om goed in te spelen op ontwikkelingen in de voorbereiding van inkooptrajecten.
Deze enthousiaste club van decentrale inkopers zet zich verder breed in voor de ontwikkeling van inkoop en contractmanagement. Zo worden er trainingen gegeven voor en door inkopers en worden jaarplannen opgesteld.
Portfoliomanagers verschuiven van binnen naar buiten
De portfoliomanagers hebben de laatste 1,5 jaar gezorgd voor de borging van de uitkomsten van de transitie in de organisatie, verdeeld over vijf inkoopportfolio’s: Bedrijfsvoering, Fysiek, Sociaal Domein, Specials en Vastgoed.
Organisatiebreed hebben de portfoliomanagers verder een belangrijke taak om te communiceren over actualiteiten met impact op inkoop en contractmanagement. Ook starten zij projecten op als het verhogen van datakwaliteit en het MVI actieplan. En zijn betrokken bij projecten met een grote inkoopcomponent, zoals inhuur en gegevensbeveiliging. Afstudeerders worden begeleid en de portfoliomanagers zijn sparring partner van de directie en spreekbuis naar de politiek.
Daar waar de transitie vooral intern gericht is, wordt nu gezocht naar het verruimen van de blik naar buiten en daarmee ook de keuze voor een meer strategische insteek: hoe zitten bepaalde markten in elkaar met het oog op de schaalsprong van de stad en welke rol spelen wij daarbij?
Data als facilitator van het sturingsvraagstuk
Op basis van een vaste dataset over inkoop en contractmanagement vindt rapportage plaats aan de directieraad als ook aan het College en de Raad. Te denken valt aan een percentage duurzaamheid in relatie tot de gestelde norm, aantal afwijkingen die resulteren in onrechtmatigheid, spend per organisatie onderdeel en de gemeentebrede inkoopkalender. Binnenkort is ook informatie over contractbeheer beschikbaar om te delen. De wens is trends inzichtelijk te maken om op die manier vooruit te kijken en risico’s te beperken.
Inkoopkwaliteit neemt toe door tenderboard aanpak
Ieder portfolio heeft een eigen tenderboard. De opdracht die is meegegeven: alle aanbestedingen vanaf een bepaalde waarde toetsen op in ieder geval
- Voldoende ambitieniveau van organisatiedoelstellingen,
- inhoudelijke raakvlakken tussen de organisatie onderdelen binnen het portfolio
- risico’s en maatregelen voor beheersbaarheid.
Globaal gezien zorgen de tenderboards voor een toename in de kwaliteit van de aanbestedingen met als resultaat betere gecontracteerde voorwaarden.
Iedere aanbesteding wordt na de aanbesteding geëvalueerd in de tenderboard: wat ging er goed, is er gecontracteerd conform onze uitvraag en wat nemen we mee als leerpunten voor een volgende aanbesteding. De volgende stap is een evaluatie over de contractuitvoering: daar waar aanbestedingsresultaat daadwerkelijk inkoopresultaat wordt.
Contractmanagement draagt bij aan MVI
Vanuit de transitie is aangegeven dat contractmanagement een onlosmakelijk onderdeel is van de inkoopfunctie, waarbij de keuze kan worden gemaakt dit uit te laten voeren door contractmanagers in functie of in rol.
Het zal niemand verrassen dat de contractmanagers een waardevolle aanwinst zijn voor de gemeente Utrecht. Door zelf grip te houden op het beoogde resultaat is de organisatie meer in control, wordt er gestructureerd aan relatiebeheer gedaan en worden contracteigenaren actief bijgepraat over risico’s in de uitvoering en mogelijke oplossingsrichtingen. En zo mogelijk nog belangrijker: bij iedere aanbesteding die langskomt in de tenderboard is de voorwaarde dat er een contracteigenaar als ook een contractmanager aan gekoppeld is. Zo wordt zeker gesteld dat al tijdens de aanbesteding wordt nagedacht over de succesbepalende elementen in de uitvoering en het inbouwen van monitoring op organisatiedoelstellingen.
Contractmanagers spelen een belangrijke rol in het verzilveren van aanbestedingsresultaat en gaan op die manier bijdragen aan de realisatie van MVI ambities.
Na een meerjarig investeringsplan met aandacht voor de gehele inkoopfunctie, worden de resultaten nu zichtbaar. Gemeente Utrecht blijft in ontwikkeling.
