Het begrip P2P is een term die vaak gebruikt wordt binnen de wereld van inkoop, maar waar staat het nou eigenlijk voor en wat houdt het in?
P2P staat voor Purchase-to-Pay, ofwel het proces van bestellen tot betalen. Het P2P-proces is een belangrijk onderdeel van het operationele inkoopproces en komt in elke organisatie voor. Medewerkers van een organisatie plaatsen een bestelling bij een leverancier, dat kan via mail, telefoon of een P2P-systeem. De producten of diensten worden geleverd en de leverancier verstuurt vervolgens de factuur, die door de organisatie betaald wordt. In dit blog gaan Ursula Wegmann & Ellen ten Kate in op het digitaliseren en automatiseren van het P2P-proces en welke voordelen dit voor uw organisatie kan opleveren.
Het proces
Figuur 1: schematische weergave van het P2P-proces.
Het proces klinkt heel eenvoudig, maar blijkt in de praktijk vaak complexer te zijn. Er zijn namelijk veel verschillende disciplines betrokken bij dit proces, zoals de decentrale bestellers en budgethouders, maar ook de afdelingen inkoop en crediteurenadministratie. Het vergt goede afstemming met alle betrokkenen als het gaat om de optimale inrichting van dit proces.
Door het gebruik van een P2P-systeem kan het P2P-proces gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden. Een P2P-systeem kan bestaan uit meerdere modules, hierbij kun je onder andere denken aan modules voor factuur verwerking, het plaatsen van bestellingen en het vastleggen van contracten.
Centraal afgesloten contracten, inclusief daaruit voortvloeiende contractverplichtingen, worden opgenomen in de contractmodule van het P2P-systeem. De gemaakte afspraken over het aanbod van producten en/of diensten van de desbetreffende leverancier worden vervolgens weergegeven in de bestelmodule in de vorm van catalogi. Hierdoor zorgt de organisatie ervoor dat medewerkers zelfstandig bestellingen kunnen plaatsen tegen de juiste condities. Vervolgens worden de bestellingen conform vastgelegde bevoegdheden geautoriseerd en is het mogelijk om de inkoopfacturen eenvoudiger te matchen aan de bestellingen en bijhorende ontvangsten.
Het COPPA volwassenheidsmodel
Door dit proces te digitaliseren en automatiseren in één P2P-systeem kunnen organisaties toewerken naar een efficiënt ingericht en nagenoeg papierloos proces. Wil je als organisatie toetsen in hoeverre het P2P-proces verder geoptimaliseerd kan worden? Het volwassenheidsmodel is een tool waarmee je als organisatie het huidige volwassenheidsniveau van het P2P-proces en contractmanagement kan beoordelen. Aan de hand van dit model kan er gekeken worden welke stappen nog genomen kunnen worden om het P2P-proces verder te optimaliseren met behulp van digitalisering en automatisering. Waarbij het van belang is dat de medewerkers over de benodigde kennis beschikken om te werken binnen het vernieuwde P2P-proces. Hieronder is een vereenvoudigde weergave gegeven van de stappen om te komen tot een volledig geïntegreerd P2P-proces.
Figuur 2: schematische weergave geïntegreerd P2P-proces o.b.v. volwassenheidsmodel.
Een volledig geïntegreerd P2P-proces brengt verschillende voordelen met zich mee. Welke voordelen een organisatie ervaart hangt mede af van de doelen die een organisatie nastreeft. Waar de ene organisatie beter grip wil krijgen op de (rechtmatige) inkoopuitgaven en waar mogelijk kosten wil besparen, vindt de andere organisatie het juist belangrijk om de doorlooptijd van het proces van bestellen tot betalen te verkorten. Zes voordelen van een gedigitaliseerd en geautomatiseerd P2P-proces zijn:
- Hogere efficiëntie: een snel en efficiënt ketenproces van bestellen tot betalen.
Door vastlegging van verplichtingen vooraf in vorm van een inkooporder of contractverplichting, ontstaat de mogelijkheid om deze met de inkoopfactuur te matchen. Bij directe match tussen de verplichting en de inkoopfactuur, hebben zowel de budgethouder als de crediteurenadministratie geen omkijken meer naar deze factuur. - Meer inzicht in uitgaven.
Door volledige digitalisering van het P2P-proces hebben organisaties op elk moment inzicht in alle uitgaven op kostenplaatsniveau. Doordat de verplichtingen aan de voorkant van het proces worden vastgelegd, kan dit inzicht al worden verkregen voordat een factuur is ontvangen. Hierdoor wordt waardevolle stuurinformatie voor de organisatie gecreëerd. - Realiseren van besparingen.
Via het digitale contractenregister is inzichtelijk met welke leveranciers de organisatie (prijs)afspraken heeft gemaakt. Door de gemaakte afspraken over het aanbod van producten en/of diensten beschikbaar te stellen via catalogi, zorg je ervoor dat bestellingen in alle gevallen tegen de juiste condities worden gedaan. Bij ontvangst van de factuur wordt deze gematcht met de bestelling. Hierdoor vindt er automatische controle plaats dat je alleen betaald wat je met elkaar hebt afgesproken en kunnen besparingen verwezenlijkt worden. - Beter in control.
De bevoegdheden uit de procuratieregeling zijn ingebed in het P2P-proces en naleving hiervan kan hierdoor eenvoudig geborgd worden. Door de controle op ontvangst (aantallen en kwaliteit) wordt er in het P2P-proces tevens voor gezorgd dat alleen facturen betaalbaar worden gesteld waarvan de organisatie zeker weet dat levering van het product of de dienst in de juiste aantallen en de gewenste kwaliteit heeft plaatsgevonden. - Lagere kans op fouten.
Door aansluiting van de gecontracteerde leveranciers via catalogi borg je de contract compliance en zorg je ervoor dat voor de afgesproken prijzen wordt besteld. Daarnaast worden door sturing op juiste boekhoudkundige coderingen en het automatisch matchen van facturen en verplichtingen onnodige fouten voorkomen. - Verhogen bestelgemak.
Bestellers kunnen vanuit één systeem al hun bestellingen plaatsen, waarbij al snel duidelijk is bij welke leveranciers door de organisatie besteld kan worden.
In alle gevallen is duidelijk dat met de implementatie van een gedigitaliseerd en geautomatiseerd P2P-proces een verbeterslag gerealiseerd wordt. Het P2P-proces wordt efficiënter vormgegeven waardoor de kosten en doorlooptijd per factuur dalen. Hierdoor kan de organisatie de focus leggen op andere belangrijke zaken. Wil je weten wat het geautomatiseerde P2P-proces je heeft opgeleverd? Bekijk dan hier de belangrijkste KPI's binnen het P2P-proces.
