Tijdens deze geslaagde Meet & Greet in Ouderkerk aan de Amstel stond het dichten van de kloof tussen inschrijvers en inkopers centraal, door op een ontspannen manier met elkaar te discussiëren over uiteenlopende aanbestedingsthema’s. Discussies over bijvoorbeeld ‘te strak opgestelde’ of ‘steevast niet gehaalde’ deadlines, overbodige en tot veel werk leidende NVI-vragen of disproportionele gunningscriteria.
“ Aan de sfeer en tevreden blikken om mij heen, merkte ik dat ook anderen blij verrast waren met deze kans. ”
Door de levendige en respectvolle discussies - met daarin de nodige ruimte voor humor - die op gang kwamen, stelde ik mezelf al snel de vraag waarom dit soort ‘Meet & Greets’ tussen inschrijvers en inkopers eigenlijk niet vaker plaatsvinden. Waarom communiceren we eigenlijk zo weinig rechtstreeks in een wereld waar communicatie juist zo belangrijk is? En waarom melden we eventuele verbeterpunten eigenlijk niet vaker aan elkaar, zodat we van elkaar kunnen leren? Aan de sfeer en tevreden blikken om mij heen, merkte ik dat ook anderen blij verrast waren met deze kans.
Eén van de leukste componenten van de middag vormde wat mij betreft het aanbestedingsspel, waarin inkopers en inschrijvers van rol wisselden in een fictieve mini-aanbesteding. Leuk was het fanatisme waarmee inkopers (nu inschrijvers) dachten het ‘inschrijf’ appeltje wel even te schillen, maar in alle haast hun inschrijving te laat inleverden of een handtekening of prijs onder hun inschrijving vergaten te zetten. Misschien nog wel leuker was het fanatisme -én de teleurstelling- van inschrijvers (nu beoordelaars), om deze inschrijvingen vervolgens keihard uit te moeten sluiten. Eén ding is zeker: het wederzijdse begrip voor elkaars rol binnen een aanbesteding nam zichtbaar toe.
Na het aanbestedingsspel en een kleine versnapering, stond de sessie ‘over de streep’ op het programma. Hierbij liepen de deelnemers aan de hand van prikkelende stellingen naar de ‘eens’ of ‘oneens’-zijde van de zaal. Het was leuk om te zien hoe inschrijvers en inkopers nader tot elkaar kwamen, door simpelweg te discussiëren over thema’s waar normaal te weinig met elkaar over gepraat wordt. En hoe tijdens die discussies al eventuele oplossingen werden bedacht.
De middag werd afgesloten met het opstellen van tips voor inschrijvers en inkopers en de uitreiking van de ‘meet&greet-trofee 2021’. De jury bestond uit keynote speakers Tjeerd Planting [Beter Aanbesteden], Alfred de Weert [directeur Tendermanagement CSU] en Marc Brugman [Aanbestedingsmakelaar]. De trofee ging naar Elsbeth Stoové, die in haar tip benadrukte dat we tijdens het aanbesteden niet moeten vergeten dat achter elk document een mens staat en dat we dat nooit moeten vergeten in de communicatie met elkaar. Wat mij betreft een krachtige samenvatting van een middag waar onderling respect continu centraal stond. En wat mij betreft zeker ook een middag die voor herhaling vatbaar is.
