392x bekeken

Nieuws van het NRC op 28 januari: “Amsterdam schort inhuur adviseur Femke Halsema op.” De inhuur van de kwartiermaker Amsterdam 750 jaar is opgeschort. De maandfactuur van EUR 10.000 voor een adviseur die 20 uur per week werkt voor de gemeente loopt na 2 jaar op tot boven de aanbestedingsdrempel.

Let wel: de kosten zijn eigenlijk 12.100 per maand, want de verschuldigde BTW is niet meegerekend. De casus, enkele issues en een scenario.

De casus

Op 27 oktober 2025 bestaat Amsterdam 750 jaar. Een feest waarbij de gemeente Amsterdam kennelijk stil wil staan en een deel van het gemeentebudget aan wil besteden. Om dat goed voor te bereiden is een ‘kwartiermaker’ nodig die bepaalde zaken in gang zet. Om deze onderhands in te kunnen huren mag de aanbestedingsdrempel van 215.000 excl. BTW voor decentrale overheden niet overschreden worden. Dat is voor de periode van vijf jaar vanaf 2020 tot en met 2025 dus maximaal 3.500 per maand, dat komt aardig in de buurt van een modaal voltijds inkomen. Bij de 20 uur per week is dat dus ongeveer 2x modaal.

De opdracht is nu opgeschort omdat de aanbestedingsdrempel voor de opdracht in zicht kwam. Dat betekent disruptie voor het project bij gebrek aan een kwartiermaker. Zal Amsterdam 750 jaar nog gevierd kunnen worden?

Enkele issues die overschrijdingen van de aanbestedingsdrempels kunnen veroorzaken. In het algemeen ontsporen dergelijke opdrachten om de volgende redenen:

1. Het mandaat

Het mandaat voor het doen van zulke uitgaven is vaak belegd bij functionarissen die geen verstand hebben van de aanbestedingsregelgeving. Zij denken veelal dat zij als mandaathouder eigenaar zijn van de portemonnee waar het budget in zit en dat zij dit kunnen spenderen zoals ze dat goeddunkt. Meestal met de beste bedoelingen en af en toe, en lang niet altijd bewust, met andere belangen dan het algemene belang dat zij behoren te vertegenwoordigen in het achterhoofd.

2. De budgettering

Groot probleem bij overheden is dat budgetten per kalenderjaar vastgelegd worden: zo wordt niet in één oogopslag inzichtelijk wat het budget voor de projectduur is en ontbreekt de ‘aanbestedingsalert’ voor overschrijding van de aanbestedingsdrempel voor de uitgaven aan de verstrekte opdrachten omdat de uitvraag vaak enerzijds beperkt is tot is tot 1 budgetjaar, maar de opdrachten dan ook wel eens een open einde voor verlengingen hebben. Wanneer de facturen op de mat vallen is het natuurlijk al te laat. In dit geval had met extrapolatie van 120.000 euro per jaar aan de voorkant al berekend kunnen worden dat tussen 2020, en oktober 2025 de aanbestedingsdrempel 2,5 a 3 keer overschreden zou worden.

3. De bedrijfsstructuur

Hier behoort functiescheiding te zijn tussen de behoeftesteller, dat is degene die de inhuur nodig heeft en vaak ook de budgethouder is, en de opdrachtverstrekker/inkoper. Soms is die er op papier wel, maar regelmatig kan de inkoper onder druk gezet worden om van de regelgeving af te wijken of om een initiële opdracht te verstrekken onder de aanbestedingsdrempel, die vervolgens keer op keer verlengd moet worden vanwege de ‘vendor lock-in’ die intussen ontstaan is. Veel gehoorde argumenten zijn: “het is een zeer bijzondere opdracht”, “de kennis en competentie is zeer schaars” (er zijn in dit geval meer dan een miljoen Amsterdammers met unieke kennis en competenties zolang die kennis en competenties niet duidelijk gedefinieerd zijn), of “er is geen tijd voor een procedure” (een Amsterdammer zei eens: “als je altijd te laat bent moet je eerder vertrekken”).

4. De mentaliteit

Het is gemakkelijk en comfortabel om iemand in te huren uit je kennissenkring. Je hebt dan al een relatie die verplicht. Thuis zouden we ook de buurman die metselaar is inhuren voor het bouwen van een muurtje want die wil toch ook niet tegen een lelijke muur aankijken? Dit past echt niet langer in deze tijdgeest die verantwoording, transparatie en non-discriminatie van de overheid verwacht. Wat dat betreft liep de aanbestedingsregelgeving misschien wat vooruit, maar eigenlijk kan daar nu niet meer met goed fatsoen mee gemarchandeerd worden.

Een scenario

Voor degene die zich afvraagt hoe dit nu opgelost gaat worden is het volgende -vooralsnog fictieve- scenario beslist niet ondenkbaar:

  • Omdat het om een zeer bijzondere opdracht gaat waarvoor de kennis en competentie zeer schaars is, worden de werkzaamheden gewoon voortgezet maar wordt de afspraak gemaakt deze voorlopig niet te declareren totdat een administratieve oplossing gevonden is voor het aanbestedingsprobleem. Tot die tijd draagt de inhuur het risico voor de vooralsnog niet declarabele uren. Dus voorlopig geen broodbeleg voor deze pechvogel, die zijn acquisitie goed geregeld had maar het aanbestedingsprobleem ook niet had voorzien hoewel zijn overeenkomst een plafond had van 250.000 Euro (volgende keer toch even naar vragen?).
  • De adminstratieve oplossing houdt in dat de functie van kwartiermaker 750 jaar Amsterdam niet aanbesteed wordt. Maar dat een nieuwe opdracht verstrekt wordt, onder de aanbestedingsdrempel, die anders geformuleerd is dan de oorspronkelijke opdracht. Omdat het ook hier weer om een bijzondere opdracht gaat waarvoor de kennis en competentie zeer schaars is, zal deze ook uitgezonderd zijn van de huisregel dat boven de 50.000 Euro opdrachtwaarde concurrentie gesteld moet worden.
  • Een alternatief is betrokkene een dienstverband voor bepaalde tijd aan te bieden, maar of daar bij de schrale gemeente loonschalen interesse voor is...

Wie echt geïnteresseerd is, of beschikt over de schaarse kennis en competentie voor deze bijzondere opdracht, zou eens het programma van eisen voor de alternatieve invulling van de kwartiermaker Amsterdam 750 jaar bij de gemeente Amsterdam op kunnen vragen, of zich als gegadigde daarvoor kunnen aanmelden. Misschien dat het feest dan toch nog door kan gaan…..

Amsterdam
Wicher

Wicher Sieders

Contractmanager

Afbeelding Pixabay