Het opvragen ervaring in de vorm van referenties van leveranciers als geschiktheidseis is een veelgebruikte methode voor aanbesteders, die er zeker van willen zijn dat een toekomstige leverancier beschikt over de noodzakelijke beroepsbekwaamheid. Het uitvragen hiervan is altijd maatwerk en een belangrijke succesfactor van een goede aanbesteding. Immers het selecteren van de verkeerde partijen zal nooit tot een goed aanbod leiden. In dit maatwerk worden in de praktijk regelmatig de grenzen op gezocht.
De aanbesteder dient bij het formuleren van de geschiktheidseisen rekening te houden met de aanbestedingsrechtelijke beginselen. Voor wat betreft het proportionaliteitsbeginsel geeft de Gids Proportionaliteit handvatten bij het opstellen van deze eisen. Zo dient de aanbesteder bijvoorbeeld te waken voor het ‘stapelen’ van kerncompetenties. Van stapelen is sprake wanneer een deelnemer moet bewijzen te voldoen aan een combinatie van kerncompetenties met één referentieproject of wanneer meerdere referenties worden gevraagd voor één kerncompetentie. De Commissie van Aanbestedingsexperts (hierna: CvAE) gaf onlangs in advies 606 de grens aan tussen geoorloofd maatwerk en disproportioneel stapelen van kerncompetenties.
Ongeoorloofde beperking mededinging
Recent gaf de CvAE advies in een geschil inzake een niet-openbare procedure waarin de aanbesteder vroeg om twee kerncompetenties aan te tonen met één referentieproject. De CvAE concludeerde dat het in casu twee kerncompetenties (ontwerp én realisatie van een woontoren) betrof waarvoor ondernemers uit verschillende disciplines nodig waren. Een deelnemer zou daarom slechts aan de eis kunnen voldoen als hij in het verleden eerder had samengewerkt met dezelfde partij als de partij waarmee hij bij deze aanbesteding in zou schrijven. De eis zorgde voor ongeoorloofde beperking van de mededinging volgens de CvAE, waardoor de CvAE de klacht hierover gegrond achtte.
Opbouw kerncompetenties van de ontwerper
Eerder kreeg de CvAE volgens advies 487 te maken met een soortgelijke zaak. Het betrof een Europese niet-openbare procedure voor het ontwerpen van een groot multifunctioneel gebouw door een combinatie van één architect en één constructeur. Hierbij had de aanbesteder drie referenties gevraagd betreffende de ervaring met het ontwerpen van een utiliteitsgebouw in combinatie met:
1) een stedelijke omgeving; of
2) onderscheidende gebruiksfuncties die onderlinge samenhang hebben; of
3) ervaring met duurzaam ontwerpen.
Omdat het in dit geval om hoogwaardige (lees: complexe) dienstverlening ging, achtte de CvAE dat het stapelen van kerncompetenties in dit geval wel was toegestaan. De aanbesteder had dit eerder ook gemotiveerd tijdens de inlichtingenbijeenkomst: een goede score voor de ene competentie zou een negatief effect op de score voor een andere competentie kunnen hebben doordat beide kerncompetenties elkaar beïnvloeden. Het goed scoren op losse kerncompetenties bij verschillende referentieprojecten betekende volgens de aanbesteder namelijk niet dat de leverancier meerdere kerncompetenties op een goede manier zou kunnen combineren in de onderhavige opdracht.
Acceptabele toepassing
In welk geval zijn competenties dermate verwant, dat ze niet separaat aangetoond kunnen worden? De aanbesteder in de laatstgenoemde zaak gaf als voorbeeld dat bepaalde ontwerpkeuzes, gericht op een hoogwaardig architectuurbeeld, negatieve effecten zouden kunnen hebben op de kosten of de duurzaamheid van het gebouw. Ook noemde hij de situatie dat een goede isolatie van een gebouw negatieve effecten zou kunnen hebben op de luchtkwaliteit binnen het gebouw en daarmee op de gezondheid van de eindgebruikers. Op basis van deze onderbouwing achtte de CvAE het stapelen van kerncompetenties acceptabel. Daarbij was het uitgangspunt dat een ondernemer uit één discipline (ofwel beroepsgroep), in dit geval de ontwerper, beide competenties zou kunnen bewijzen met één referentieopdracht.
In de praktijk
Volgens de Gids Proportionaliteit is het stellen van teveel en te specifieke kerncompetenties en daarbij vragen naar meerdere referenties per kerncompetentie disproportioneel. Dit moet dus door de aanbesteder worden vermeden. Echter, volgens de CvAE kan het in uitzonderlijke gevallen zo zijn dat een combinatie van kerncompetenties in één referentieproject gevraagd wordt. Dat is alleen proportioneel als die combinatie van kerncompetenties onvermijdelijk is vanwege de complexiteit van de gevraagde dienstverlening.
Een inkoopadviseur zal zich altijd af moeten vragen of het stapelen van kerncompetenties écht nodig is in het specifieke geval en of de gevraagde kerncompetenties aansluiten bij de kenmerken en complexiteit van het project. Indien de conclusie is dat het combineren van kerncompetenties écht noodzakelijk is, dan zal de inkoopadviseur op de koop toe moeten nemen dat het aantal leveranciers dat hieraan kan voldoen mogelijk kleiner is dan bij een separate uitvraag van kerncompetenties. Met het oog op de proportionaliteit zal de aanbesteder zich in die uitzonderingssituaties ervan moeten vergewissen dat een ondernemer uit één discipline ofwel beroepsgroep aan die combinatie van kerncompetenties kan voldoen. Gelukkig laat deze uitspraak zien dat aanbesteden echt maatwerk is, dus het maken van bewuste keuzes in de opzet van de procedure is aangewezen.
Indien je een kerncompetentie uitvraagt die ziet op de bekwaamheid van een architect én een kerncompetentie die ziet op de bekwaamheid van een aannemer zul je ze dus separaat uit moeten vragen. Het combineren van competenties die zien op het ontwerp én de realisatie is een ‘no’. De combinatie van kerncompetenties van ontwerp óf realisatie is naar omstandigheden een ‘go’!
