“Ja maar…. Het stáát er toch gewoon! Waarom lezen ze dat dan niet?”
Klinkt de bovenstaande vraag na beoordeling van je inschrijving bekend? Dan wil je vast wel weten hoe je voortaan voorkomt dat beoordelaars de kwalitatieve gunningcriteria (EMVI-plan, plan van aanpak, of kwaliteitsplan) anders interpreteren dan dat je zelf verwachtte.
Je plan kan nog zo goed zijn, als je het niet goed op papier hebt staan, dan scoor je nooit die volle 10 punten. En natuurlijk, eerlijk is eerlijk, vooraf weet je nooit helemaal zeker of je een 10, een 8 of toch weer die 6 gaat scoren. Maar je kunt wel zoveel mogelijk invloed op je eigen succes uitoefenen. Hoe?
Laat regelmatig iemand met een frisse blik meekijken naar je stukken.
Hieronder lees je de 3 beste momenten daarvoor.
1. De ‘onlogische’ kijk bij start
Iemand die geen onderdeel uitmaakt van je eigen organisatie kent de bedrijfsmaterie veel minder goed dan jijzelf. Technieken en processen die je team als volkomen ‘logisch’ en ‘vanzelfsprekend’ ervaart en die je misschien niet opschrijft, zijn dat voor iemand met minder feitenkennis vaak helemaal niet.
Meteen bij de start iemand zonder vakkennis naar de basisopzet en invullingsideeën van je plannen laten kijken loont. Iemand die kijkt zoals een beoordelaar dat zou (kunnen) doen, vanuit de beoordelingsmethodiek, ontdekt onduidelijkheden in de structuur en opbouw van een plan.
De frisse blik van een aanbestedingsspecialist controleert vooraf of je op alle vragen uit de leidraad/uitvraag op een voor iedereen te volgen logische, (juridisch) correcte en door de opdrachtgever verwachte wijze antwoord gaat geven.
2. Tussentijdse review
Je kent je eigen plannen vaak van haver tot gort. Vaak zelfs zó goed, dat je vergeet dat beoordelaars soms heel anders tegen zaken aankijken. Hoe zit het bijvoorbeeld met hun budgetverdeling? Kunnen ze de kosten ook op lange termijn verantwoorden? Tel daarbij op dat een beoordelingsteam vaak uit allerlei totaal verschillende mensen bestaat. Mensen met verschillende (kennis)achtergronden en denkend vanuit diverse disciplines en belangen.
Een tussentijdse review geeft inzicht of jouw kwaliteitsplan ook echt aansluit bij de vraag, de gunningsmethodiek en de samenstelling van het beoordelingsteam. De tussentijdse reviewer kijkt zoveel mogelijk onafhankelijk en vanuit beide partijen naar je stukken. En geeft opbouwende feedback die je plan nóg sterker kan maken in de ogen van de opdrachtgever.
Het gaat er uiteindelijk niet alleen om of jouw plannen de allerbeste zijn. Maar ook of jouw plannen aansluiten bij wat de beoordelaars verwachten en willen zien.
3. De eindcontrole
Wie herkent het niet: na uren ‘sleutelen’ aan een kwaliteitsplan is het eindelijk klaar voor indiening. Je legt het verhaal weg, sluit je computer af en laat ‘de boel de boel’. Want je gaat zeker hoge ogen gooien bij de beoordelaars. Je hebt trouwens ook helemaal geen tijd meer om nóg langer naar de plannen te kijken. Hoeft ook niet, want het verhaal is helemaal perfect zo. Toch?
Maar wat nu als je die extra tijd wel zou hebben? En een week later de tekst nog eens met een fris hoofd oppakt en nakijkt? Dan blijkt er ineens een zin in te staan die helemaal niet af is. En er ontbreken een paar punten. Een afkorting is niet toegelicht en de zinnen zijn toch minder concreet dan je dacht. Je begrijpt er niets van. Waarom zag je die dingen vorige week niet?
De oorzaak ligt in het ontbreken van een frisse blik. Je lezersbrein constateert zaken niet helder meer na verloop van tijd.
De tijd om na een week nog eens een kwaliteitsstuk na te kijken ontbreekt je in 99% van de gevallen. En daarom is het zo handig als iemand die taak van je overneemt. Even nog extern die belangrijke eindcontrole laten doen, haalt de wollige zinnen, minder overtuigende zaken en losse eindjes voor je naar boven.
En zo weet je zeker dat je zonder tijdsverlies tóch het perfect afgewerkte plan indient. Het kwaliteitsplan is immers wel het allereerste visitekaartje dat je afgeeft bij de opdrachtgever. Laat het de best mogelijke versie daarvan zijn…!
