Welke zorginstelling kent onderstaande situaties niet? De voedingsmiddelen voor de woongroep worden op tijd besteld, maar uiteindelijk blijkt dat ze niet geleverd zijn op het moment dat je ze nodig hebt omdat de bestelling te laat werd goedgekeurd. Dus snel nog even naar de supermarkt, zodat de woongroep ook avondeten heeft. Of je collega is jarig, maar ontvangt het bosje bloemen vanwege te late goedkeuring pas twee dagen later. Of wat dacht je van een levering bij de receptie in plaats van bij de centrale goederenontvangst in het ziekenhuis? Hierdoor weet de centrale goederenontvangst niet dat het pakketje al in huis is en kan de factuur nog niet betaald worden. En zo zijn er nog vele voorbeelden te benoemen.
Bovenstaande voorbeelden komen vaak voor, want ziekenhuizen en zorginstellingen bestellen dagelijks diverse producten en diensten. De vraagstukken waar je vervolgens mee te maken krijgt hebben betrekking op of de bestelling goedgekeurd moet worden, wie er nog inhoudelijk iets van moet vinden en wie de ontvangst registreert. Het antwoord hierop verschilt vaak per productgroep. Kortom, één standaard bestelworkflow voor al deze productgroepen is dus vaak onvoldoende. Als de bestelworkflow van een productgroep niet aansluit op de dagelijkse werkzaamheden rondom het primaire proces, treden al snel diverse problemen op, waarbij gedacht kan worden aan het niet in control zijn of te laat geleverde producten. Mogelijke praktijkvoorbeelden hiervan zijn:
- Medische apparatuur die niet gekeurd wordt en in de onderhoudscyclus is opgenomen, omdat de afdeling medische techniek niet op de hoogte was van de aanschaf;
- Facturen die niet betaald kunnen worden omdat de ontvangst niet geregistreerd is en daardoor het niet duidelijk is of de goederen wel daadwerkelijk zijn geleverd of;
- Het eerste genoemde voorbeeld van de voedingsproducten die te laat geleverd worden omdat de goedkeuring van de order lang op zich heeft laten wachten.
De oplossing? Multi-channel inkoop.
Maar wat is multi-channel inkoop eigenlijk? Multi-channel inkoop zorgt ervoor dat de gebruikers de juiste workflow kunnen gebruiken die past bij het primaire proces. Dit betekent dat aan de achterkant het P2P-systeem zodanig is ingericht dat het lijkt op een standaard bestelproces voor de besteller. Echter is het per situatie afgestemd op de productgroep en/of type aanvraag die de besteller op dat moment doet, zonder dat de gebruiker dit in de gaten heeft. Het standaard proces bestaat hierbij uit de stappen (1) invoeren aanvraag, (2) goedkeuring aanvraag, (3) bestellen en (4) ontvangen.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Computerapparatuur mag alleen centraal door de afdeling ICT besteld worden;
- Vrije aanvragen worden altijd door de afdeling inkoop beoordeeld;
- Vrije aanvragen van medische hulpmiddelen worden beoordeeld door de deskundige steriele medische hulpmiddelen (DSMH) i.v.m. poortwachtersfunctie CMT;
- Aanvragen van huishoudelijke apparatuur worden beoordeeld door de technische dienst i.v.m. controle op benodigde aanvullende dienstverlening en compatibiliteit aansluiting;
- Bestellingen van voedingsproducten en attenties (bijv. bloemen) hoeven tot een bepaald bedrag niet goedgekeurd te worden, zodat een uitblijvende goedkeuring de tijdige levering niet belemmert;
- De ontvangst van producten wordt over het algemeen door de centrale goederenontvangst geregistreerd, terwijl de ontvangst van diensten door de decentrale aanvrager geregistreerd wordt;
- Afdelingen die toestemming hebben om spoedorders rechtstreeks (i.p.v. via goederenontvangst) te laten leveren, registreren de ontvangst van deze spoedorders zelf;
- De ontvangst van doorlopende kosten zoals huur of licenties wordt automatisch geregistreerd.
Naast het feit dat door multi-channel inkoop je bestelworkflows naadloos aansluiten op het primaire proces en hierdoor de eerder genoemde problemen voorkomen worden, dwing je betrokkenheid van belangrijke spelers ook af. Dit betekent dat een besteller zelf niet meer aan de vervolgstappen hoeft te denken, zoals het inschakelen van de technische dienst bij het bestellen van huishoudelijke apparatuur. Daarnaast ontstaat het bijkomend positieve effect dat je voorkomt dat er veel processen buiten het P2P-systeem om plaatsvinden. Hierdoor ben je als organisatie volledig in control van je P2P-proces.
