Relatie en geschenken
Veel bedrijven hebben beleid over wat je als inkoper van een relatie als geschenk mag ontvangen. Bijvoorbeeld “uitsluitend iets voor zakelijk gebruik en niet duurder dan €50,=”. Al het andere gaat in de personeels tombola of wordt geschonken aan een goed doel. Het meest gehoorde argument is dat je als inkoper “niet wil worden beïnvloed waardoor je niet langer objectief bent in je besluitvorming”. De discussie hierover leidt tot verkramping. En dan spreken we nog niet eens over internationaal zaken doen. Want deze typisch nederlandse conservatieve houding stuit in een aantal landen op regelrecht onbegrip en afkeer.
Hoe vreemd is het dat diezelfde bedrijven vaak een dubbele standaard hanteren en aan de verkoopkant strooien met relatiegeschenken. Zelf heb ik meegemaakt hoe je als inkoper van een bedrijf vrijwel niets mocht accepteren van een leverancier, terwijl de verkopers naar klanten strooiden met tickets voor o.a Champions League wedstrijden en de Olympische Spelen.
Bedrijven doen zaken met bedrijven, maar het zijn de mensen die deze bedrijven vertegenwoordigen, die het zaken doen mogelijk maken. Het ontwikkelen en onderhouden van de relatie tussen bedrijven heeft tot doel een gunfactor te creëren. Naast dat je als bedrijven natuurlijk bij elkaar moeten passen en dat een zakelijke overeenkomst concurrerend moet zijn, geeft de gunfactor de doorslag bij … gunning. Naast investeren in zaken als assortiment, kwaliteit, kosten en service, is een investering in de gunfactor essentieel om duurzaam omzet te realiseren. En zoals bij iedere investering geldt ook hier: bereken vooraf het rendement op deze investering. En die berekening is voor iedere klant en voor iedere leverancier net even anders.
Een relatiegeschenk dat in de tombola terecht komt of wordt weggegeven, betekent op z’n best een nul-rendement. Een geschenk dat niet wordt geaccepteerd of retour wordt gezonden, betekent een negatief rendement. Een geschenk dat warm wordt ontvangen en waarover openlijk wordt gesproken, betekent een positief rendement op deze investering.
Dus beste beleidsmakers, stop met het schrijven van policies en procedures voor uw medewerkers inzake relatiegeschenken. In plaats daarvan, besteed deze middelen aan het trainen van uw medewerkers op investerinsrendements berekening, op relatiemanagement en op culturele sensitiviteit. Begroot een budget voor relatiegeschenken, relatie ontwikkeling en onderhoud. En evalueer het gebruik van dit budget als onderdeel van de financiële cyclus. Toon het rendement aan en stuur bij waar nodig. Maak het geven en ontvangen van relatiegeschenken niet langer tot onderwerp van verkrampte- en soms emotionele discussies. In plaats daarvan maak het geven en ontvangen van relatiegeschenken tot een bedrijfsactiviteit die, door het verbeteren van de gunfactor, bijdraagt aan de meerjarige omzet ontwikkeling.
Hanne Goebel