De inkoopkalender is een sleutelinstrument dat de capaciteit van het inkoopteam gedurende het jaar inzichtelijk maakt. Het belang van dit instrument is voornamelijk om efficiëntie en effectiviteit in het inkoopproces te bewerkstelligen, maar een fout zit in een klein hoekje! Als de input niet accuraat en relevant is gedurende verschillende aanbestedingen, dan ga je het doel van dit instrument niet behalen. Dat is de reden dat ik zelf een klein onderzoek heb gedaan naar de oorzaken, fouten en wensen van een inkoopafdeling betreft dit instrument.
Vaak bestaat de input van een inkoopkalender uit vier stromen: Verlengingen, Inkoopverzoeken, Aanbestedingen of Verwachtingen uit gesprekken met collega’s. Die instromingen zorgen ervoor dat de inkoop afdeling up to date is en haar capaciteit kan verdelen over de verschillende lopende projecten. In de vorige zin is "up to date" schuingedrukt omdat juist dat de grootste uitdaging is en waar de grootste fouten liggen, want hoe krijg je dat nou consistent voor elkaar?
Het doel is om een bestaande (huidige) inkoopkalender niet om te bouwen naar een geheel software pakket maar simpel op Excel tot zijn essentie terugbrengen. Daarom heb ik een onderzoek gedaan naar de inkoopkalender eind 2023. Na het verzamelen van opmerkingen en verbeterpunten zijn die teruggebracht in vier categorieën: Gebruikersfouten, systeemfouten, overzicht creëren en wensen. Die punten zijn vervolgens gebruikt in een brainstorm om met een geselecteerde groep inkopers en contractbeheerders naar een gezamenlijk oplossing te kijken.
De unanieme oplossing lag in het opstellen van het werkproces en beheersplan om gezamenlijk ervoor te zorgen dat de inkoopkalender op orde blijft. Dat werkproces is een stroomlijning van inkoopverzoek tot en met afgehandelde aanbesteding en tevens de input voor het opstellen van het beheersplan. Het beheersplan is op 1 pagina samengevat en bevat een korte weergaven van het proces en de daarbij horende rollen: Interne klant/collega, contract beheerder en inkoper.
Om ervoor te zorgen dat de inkoopkalender continue up to date is, maakt dit beheersplan gebruik van een PDCA cyclus of kwaliteitscirkel van Deming. Dat staat voor Plan (maak een plan), Do (voer het plan uit), Check (wordt het plan daadwerkelijk uitgevoerd) en Act (wijzigingen aanbrengen in het plan). Voor de inkoopkalender kunt u die PDCA cyclus onderaan deze pagina vinden met een volledige uitwerking in de bijlagen.
Om de PDCA-cyclus werkbaar te maken, zijn er specifieke afspraken opgesteld per rol en voor de afdeling/teams:
- Contractbeheerders zijn verantwoordelijk om tijdig en nauwkeuring de inkoopverzoeken in de inkoopkalender te plaatsen. Het inkoopverzoek vermeldt de juiste inkoper, zodat de PDCA-cyclus kan worden gestart.
- De inkoper is verantwoordelijk voor het inkoopverzoek waar zijn/haar naam op staat.
- Alle inkoopverzoeken met de naam van de inkoper worden wekelijks gecontroleerd om te verzekeren dat de informatie up-to-date is.
Een voorstel voor de lange termijn is om een eigenaar aan de controle te koppelen, zodat deze persoon verantwoordelijk is voor het nakomen van de afspraken binnen het team. Die controle kan vanaf het begin al gezamenlijk gedaan worden in team overleggen of door zelfstandig daar een halfuur voor uit te trekken elke week.
Meer Dit onderzoek vond plaats gedurende een periode van 2 maanden bij een ZBO (Zelfstandig Bestuurs Orgaan). Daar ben ik als consultant aan de slag gegaan met een tweetal onderzoeken en administratieve opdrachten. Ik ben daarom zeer benieuwd of u (de lezer) zelf nog toevoegingen of opmerkingen heeft waar ik mee aan de slag kan en toepassen op volgende opdrachten.
Laat het mij ook zeker even weten via een bericht naar mijn LinkedIn of via een bericht in de groep van de aanbestedingsmakelaar.
