Tom van de Ven van Covalis ketenmanagement heeft onlangs een blog geschreven over de kunst van relaxed contractmanagement (zie: https://www.covalis.nl/blog/de-kunst-van-relaxed-contractmanagement/). Naar aanleiding hiervan ging hij het gesprek aan met Vincent Brouwer van AddVueConnect over de wijze hoe slimme technologie bijdraagt aan het op orde brengen van de informatiehuishouding van een contractmanager. Onderstaand tref je hun gesprek aan.
Tom: Wat is voor jou relaxed contractmanagement?
Vincent: ‘Tijdens mijn loopbaan heb ik veel ervaring opgedaan als contractmanager. Ik merkte dat ik dagelijks veel tijd kwijt was aan het op de juiste wijze opslaan en terugvinden van informatie. Ik werd daar onrustig van. Ook omdat het delen en overdragen van informatie arbeidsintensief was. Iedereen hield er immers een eigen werkwijze op na. Met als gevolg dat veel uren verloren gingen. Uren die ik beter aan nuttiger zaken kon besteden. Vandaar dat ik mij regelmatig afvroeg hoe ik structuur kon aanbrengen in de enorme hoeveelheid informatie dat via mijn bureau verliep.
Tom: Ja, en hoe dan?
Vincent: Dit probleem hebben wij opgelost met ons platform AddVueConnect. Wij hebben het zo ontwikkeld dat je met één druk op de knop direct toegang krijgt tot alle informatie die je nodig hebt om een contract of een stakeholdersrelatie te managen. Dit levert een enorme tijdswinst op die de contractmanager kan besteden aan zaken die voor je bedrijf van meerwaarde zijn.
Tom: Om wat voor informatie gaat het zoal?
Vincent: Het betreft heel veel vormen van informatie. In de eerste plaats gaat het om veel documenten. Niet alleen contractdocumenten, maar bijvoorbeeld ook verantwoordingsrapportages, kwaliteitscertificaten en mailberichten. Dit kan tijdens de levensloop van een contract oplopen tot vele tientallen documenten en zelfs meer. Verder gaat het om veel acties en taken, toegewezen aan jezelf of aan anderen. De contractmanager is immers de regievoerder van een contract, zet de lijnen uit en behoort te weten wat er speelt.
Tom: Maken gespreksverslagen hier ook onderdeel van uit ?
Vincent: Ja dat klopt. Vergaderingen zijn mijns inziens een onderschat onderdeel van het contractmanagementproces. Niet alleen wordt er vaak hap-snap vergaderd. Maar juist als er zaken niet goed gaan, dien je deze te bespreken met betrokkenen. Er kunnen dan besluiten worden genomen en taken worden toegewezen. Dit wordt vervolgens vastgelegd in een verslag.
Binnen ons platform is dit proces volledig geïntegreerd, zodat je nooit meer hoeft te zoeken naar wat er besproken en besloten is
Tom: Nog meer informatie?
Vincent: Ja, nog veel meer. Wat dacht je van reminders die je per mail of per SMS ontvangt of de berichten die je vanuit je netwerk worden gestuurd? Daar komt bij dat voor contracten met een hoge impact ook prestaties en zelfs risico’s dienen te worden gemanaged. Hoe ga je dat bijhouden? Ons platform biedt hiervoor gebruiksvriendelijke en krachtige oplossingen. Hiermee behoud je overzicht en kom je snel tot de kern, zodat je gericht tot actie kan overgaan.
Tom: Wat levert gestructureerde informatie nog meer op?
Vincent: Heel veel. Niet alleen een enorme effectiviteitsverbetering voor de contractmanager. Ook ben je dan beter in staat om informatie intern en extern te delen. Hierdoor is sprake van een ‘single source of truth’ en voorkom je interpretatieverschillen. En wat dacht je van archiefvernietiging. Na afloop van de archiveringstermijn is het eenvoudig om alle relevante informatie van een contract of van een leveranciers snel en doeltreffend te verwijderen. Ook dit scheelt weer veel zoekwerk.
Als jij nu ook op een ontspannen manier jouw contractmanagement wilt uitvoeren, neem dan gerust contact op met Tom van de Ven of met Vincent Brouwer.
Afbeelding: Pixabay
