Inkopers en contractmanagers in een facilitaire regieorganisatie zoeken naar oplossingen die rekening houden met de wensen, normen en waarden van alle betrokkenen. Ze zijn in staat om de krachten van partijen te bundelen met als doel een gezamenlijke meerwaarde te creëren. Op zulke momenten wordt één plus één vanzelf drie.
Door: Marc Brugman
Op de facilitaire inkoopagenda bij veel organisaties staat niet alleen de vraag ‘Wel of niet uitbesteden?’ maar is er ook aandacht voor twee andere vragen:
- Op welke wijze kunnen we gebruik maken van de kracht in de markt en
- Op welke manier kunnen we outsourcingsovereenkomsten effectief beheren?
Het afsluiten van regieovereenkomsten kan het antwoord op deze vragen zijn. Het kan tegelijk ook een oplossing bieden voor het schaarser worden van technische kennis en de voortdurende druk op operationele capaciteit en facilitaire budgetten.
Een regieovereenkomst stelt wel specifieke eisen aan de organisatie, de bedrijfsvoering en de bemensing. Belangrijk is de vraag of inkopers en contractmanagers wel over voldoende bagage beschikken (zowel kennis als vaardigheden) om effectief regie te voeren op deze overeenkomsten.
Rol van inkoop
Een inkooporganisatie in ‘regie’ professionaliseert het totale ‘spel’ van vraag en aanbod: van het definiëren en verbinden van de klantvraag door de inkopers tot het monitoren van leveranciersprestaties door contractmanagers.
De inkoper werkt samen met een iemand uit de organisatie die vooral strategisch aanspreekbaar is op vakinhoudelijke kennis van de te leveren dienst of product. Hij vertaalt vervolgens de behoefte van de interne organisatie naar een resultaat en stuurt aan op een doelmatige en rechtmatige contractuitvoering.
Overeenkomsten binnen regie zijn zo opgesteld dat de expertise van de leverancier optimaal wordt benut en de prestaties eenvoudig zijn te monitoren. Uiteraard biedt de overeenkomst voldoende ruimte om het partnerschap te stimuleren en onverwachte vraagstukken snel gezamenlijk op te pakken, zonder directe dreiging van sancties bij verstoringen.
"Overeenkomsten binnen regie zijn zo opgesteld dat de expertise van de leverancier optimaal wordt benut"
In regieovereenkomsten worden de onderlinge relaties vastgelegd, met aandacht voor transparantie in de samenwerking en de kwaliteit van de dienstverlening. De focus van inkoop ligt hier vooral op het definiëren van het resultaat met behulp van prestatiecriteria in plaats van het tot stand brengen van een inspanningsverplichting met strakke aansturing door de opdrachtgever. Die prestatiecriteria betreffen in essentie alleen het resultaat, ze zeggen niets over de manier waarop de leverancier de resultaten moet behalen, die verantwoordelijkheid ligt immers bij de leverancier.
De leverancier krijgt dus de gelegenheid om zijn expertise zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten en de opdrachtgever operationeel te ontzorgen.
Ideale regieovereenkomst
Het opstellen en afsluiten van een regieovereenkomst is een specialisme van inkoop. Maar nadat de regieovereenkomst is afgesloten volgt een andere uitdaging namelijk het beheren ervan. Door te begrijpen wat het echte doel is van de samenwerking, kan zij ook het contractmanagement inrichten. Het is belangrijk om een duidelijke lange termijnvisie te hebben op de regieorganisatie, met aandacht voor de doelen van vandaag en morgen.
"Een goede regieovereenkomst is te herkennen aan realistische prestatiecriteria en een win/win-verhouding voor zowel opdrachtgever als -nemer."
Een goede regieovereenkomst is te herkennen aan realistische prestatiecriteria en een win/win-verhouding voor zowel opdrachtgever als -nemer. Helaas zien we in de praktijk nog veel traditionele overeenkomsten die zijn gebaseerd op een onevenwichtige verhouding, waarbij de ene partij meer profiteert (van de kennis) van de ander. De opdrachtgever legt zoveel mogelijk verantwoordelijkheid bij de leverancier, tegen zo laag mogelijke kosten. Een leverancier neemt de opdracht aan met lage marges en hoopt op extra werk.
Dit is uiteraard niet de bedoeling als je spreekt over het bereiken van een win/win-situatie. Natuurlijk zal inkoop bij het vormgeven van de ideale regieovereenkomst een juiste en scherpe prijs willen, maar daarbij wordt wel rekening gehouden met de belangen van de leverancier.
Een succesvolle regieorganisatie moet leveranciers de ruimte geven om hun toegevoegde waarde en expertise te tonen. Dit is mogelijk door samen te werken, door los te laten en door gebruik te maken van de kracht van de markt, zonder controle te verliezen en in sommige gevallen ‘lock in’ door een leverancier te voorkomen.
Synergie in Regie
Goede regieovereenkomsten vragen van de inkoper en contractmanager de nodige scherpte en wendbaarheid, de kracht zit in de behartiging van alle belangen. Inkopers en contractmanagers in een regieorganisatie hebben bij uitstek de mogelijkheid om een gezamenlijke meerwaarde van en voor alle betrokken partijen te realiseren. Ze onderhouden proactief relaties met de vraag- en de aanbodzijde en halen het maximale uit de samenwerking tussen de betrokkenen.
"Bij luisteren gaat het in eerste instantie vooral om het ‘begrijpen van de ander’ "
Zij beschikken over de juiste competenties en zijn in staat goed door te vragen en te luisteren. Bij luisteren gaat het in eerste instantie vooral om het ‘begrijpen van de ander’, pas daarna gaat het er om dat je ‘zelf begrepen wordt’. De contractmanager krijgt meer taken en het helpt om structureel tijd en ruimte in te plannen om processen te verbeteren, afspraken waar nodig bij te stellen, om elkaar beter te begrijpen en indien nodig nieuwe doelen te stellen.
Op deze wijze kan de kracht van de organisatie optimaal worden gecombineerd met de kracht van de betrokken leveranciers bij regieovereenkomsten. Effectieve inkopers en contractmanagers in een regieorganisatie zoeken naar synergie. Ze zoeken naar oplossingen die rekening houden met de wensen, normen en waarden van alle betrokkenen. Ze zijn in staat om de krachten van alle betrokken partijen te bundelen zodat een gezamenlijke meerwaarde ontstaat. Op zulke momenten wordt één plus één vanzelf drie.
