Het deelnemen aan en winnen van een opdracht conform de Europese
aanbestedingsrichtlijnen is voor vele commerciële organisaties een
crime.
Marc Brugman en collega Wouter van Tienhoven geven u een dozijn handvatten om een aanbiedingsproject succesvol te laten verlopen.
Menig accountmanager raakt oververhit bij het zien van alle
documenten die moeten worden ingeleverd en bij alle vragen die moeten
worden beantwoord. De aanbestedingsspelregels zijn strikt en je er niet
aan houden. kan uitsluiting van deelname betekenen!
Wil je als commerciele organisatie zaken (blijven) doen met de overheid betekent dit dat het inschrijfproces serieus in de organisatie moet worden verankerd. De eventueel aanwezige “proposal writers” of “bidmanagers” moeten zich verdiepen in de specifieke spelregels van het EU-aanbesteden omdat zaken doen met de overheid nu eenmaal een bijzondere aanpak vereist.
Gebaseerd op ervaringen worden hieronder kort een dozijn handvatten beschreven om te komen tot een succesvol aanbiedingsproject bij een overheidsopdracht.
1. Gebruik contacten
Gebruik de al bestaande relaties en contacten. Laat de accountmanagers informeren bij hun relaties of er een Tender zit aan te komen en wat wellicht speciale aandachtpunten zijn. Verzamel ook tips hoe je dergelijke aanbesteding vorm kunt geven. Nu is het moment om nog marketing technieken toe te passen. tijdens het proces is dat niet meer mogelijk. Zorg voor een voorsprong en begin alvast met de voorbereidingen.
2. Wees Up-to-date
Controleer dagelijks de tendersites zoals aanbestedingskalender en Tender Electronic Daily. zodat je tijdig de documenten kan opvragen en kan beoordelen of deze interessant genoeg zijn om aan deel te nemen. Zorg ervoor dat het eerste contact met de aanbestedende entiteit zorgvuldig en netjes verloopt. het spel is immers begonnen.
3. Beoordeel of uw organisatie de opdracht aankan
Een overheidsopdracht kan veel vragen van de organisatie. Voordat je bepaalt of je meedingt naar een opdracht. zorg dat je voldoende capaciteit en kwaliteit in huis hebt om de eventuele opdracht met succes uit te kunnen voeren. Leg lopende projecten bij bestaande klanten niet op de waagschaal.
4. Werk projectmatig
Zodra je hebt besloten om in te schrijven. gaat de klok al lopen. Zorg voor een duidelijke projectmatige aanpak (bijv. prince2). maak een plan van aanpak en begin direct. Realiseer een structuur met een stuurgroep. een projectcoördinator en een aantal mensen dat tijdelijk vrijgemaakt wordt voor de inschrijvingswerkzaamheden. Bij voorkeur mensen met ervaring in het schrijven van proposals voor de publieke sector en met voldoende kennis van de aanbestedingsrichtlijnen.
5. Organiseer goede interne communicatie
Informeer de medewerkers en afdelingen in de organisatie over de lopende aanbieding. Mogelijk hebben zij al waardevolle informatie over deze aanbesteding of over de aanbestedende organisatie. Daarnaast moeten zij zich ook realiseren dat ze direct informatie moeten kunnen aanleveren zodra daarom gevraagd wordt. Creeer draagvlak bij alle betrokkenen door heldere en duidelijke “(quick)wins” aan te tonen. Verwerf een sponsor in de directie waar jij je toe kunt wenden om op beslissende momenten het verschil te maken tussen falen en succesvol aanbieden.
6. Onderzoek het onderscheidend vermogen
Belangrijk bij het inschrijven is om de organisatie onderscheidend te laten zijn van de concurrenten.
Wat zijn de pluspunten. unique selling points (usp) ten opzichte van de concurrenten in de markt?
Is jouw prijs beter en zijn jouw producten of diensten kwalitatief beter?
Wat zijn de voordelen van de aanbestedende dienst om met jou in zee te gaan?
Als je geen tijd stopt in marktonderzoek en de concurrentie onvoldoende beoordeelt. is het lastig om hen te verslaan bij een aanbestedingsproces. Denk na en formuleer de juiste “Unique Buying Motives” voor je klanten.
7. Maak gebruik van de “Nota van inlichtingen”
Neem eerst de uitsluitingsgronden goed door en daarna de selectie- en gunningscriteria. Zijn de vragen duidelijk en kan je goed antwoord geven op de gestelde vragen? Indien dit niet het geval is. maak gebruik van de mogelijkheid om vragen te stellen. Bewaakt de deadline tot wanneer vragen kunnen worden gesteld want na die datum is het vaak niet meer mogelijk. Werk overigens gewoon door aan de aanbieding en verwerk later de antwoorden van de aanbestedende dienst in de aanbieding.
Bij werkzaamheden op locatie wordt soms geschouwd of op locatie bij de inschrijver en audit worden uitgevoerd. Maak gebruik van dit moment om alvast kennis te maken met de aanbestedende dienst.
8. Wees zorgvuldig en volledig
Lever alle informatie aan zoals deze wordt gevraagd! Zorg voor een volledig eenvoudig verhaal dat goed gestructureerd is. Vermijdt wollige en complexe zinnen en laat degene die moeten beoordelen niet zoeken naar de informatie. Zorg voor een inhoudsopgave en houdt de volgorde aan zoals deze wordt voorgeschreven door de aanbestedende dienst. Verwerk op de juiste plaats in het inschrijvingsdocument de benodigde informatie. Beantwoord eerst de vragen zoals gesteld en verwerk daarna pas uw onderscheidend vermogen in de zinnen die volgen. Verplaats je in de beoordelaar. maak het voor hem of haar gemakkelijk. toegankelijk en helder. Geef de beoordelaars argumenten om je punten toe te kennen niet om punten te onthouden.
9. Bewaak deadlines
Zoals eerder aangegeven wordt een projectmatige aanpak geadviseerd bij een bidtraject. Het aanbestedingsproces bestaat uit een aantal spelregels die nauwkeurig moeten worden opgevolgd. Stel deadlines in en bewaakt deze zorgvuldig. je zult niet de eerste zijn die wordt afgewezen vanwege een vormfout in de aanbieding. Voldoende tijd voorkomt stress en komt de kwaliteit ten goede.
10. Controleer de uiteindelijke aanbieding
De uiteindelijke aanbieding is het visitekaartje van de organisatie. Zorg ervoor dat deze netjes verzorgd is en goed is te lezen. Voordat u de enveloppe dichtplakt. doe een extra check op typefouten. paginanummering. blanke pagina’s. vlekken en taal. De geloofwaardigheid van de inhoud van de offerte en de kwaliteit van de dienstverlening kunnen worden betwijfeld door taal-. type- en stijlfouten: “Ze kunnen niet eens zonder typefouten een brief schrijven. dan zal hun service ook wel pet zijn”. Laat een communicatiespecialist de documenten lezen (reviewen) op consistentie. Lees het document nogmaals door en check ??nmaal alleen op interpunctie en ??nmaal op die verdraaide -d’s en -t’s. Is het plan van aanpak in overeenstemming met budget en zijn de figuren correct weergegeven? Corrigeer als er vragen ontstaan. Let ook op. op welke wijze verwacht wordt de aanbieding in te leveren. Het onvolledig en procedureel niet correct aanleveren kan leiden tot diskwalificatie.
11. Evalueer
Evalueer altijd een inschrijvingsproces. zeker bij afwijzingen maar ook als je de opdracht gegund hebt gekregen. Maak aantekeningen voor toekomstige aanbestedingen. bepaal de sterkte en zwakte en werk aan een optimaal document. De concurrenten zitten niet stil en zullen een volgende keer de winnaar imiteren. Wees altijd een stap voor!
12. Archiveer
Documenteer en archiveer alle informatie voor volgende aanbestedingen zodat “het wiel” niet opnieuw hoeft te worden uitgevonden. Zorg dat alle standaard documentatie zoals bedrijfsgege
