Organisaties besteden diensten uit. Uitbestedingsratio’s van 70 % en meer zijn al heel gewoon in het bedrijfsleven en bij de overheid. En steeds vaker worden ook voor het primaire proces externe partijen ingeschakeld. Hierdoor neemt de afhankelijkheid ten opzichte van deze partijen verder toe.
Door: Vincent Brouwer
Er zijn diverse reden aan te voeren om uit te besteden. Kostenvoordelen staan veelal bovenaan. Complexiteitreductie en procesbeheersing, kennisonderhoud en flexibilisering zijn eveneens belangrijke redenen om de markt in te schakelen. En waar de ene organisatie zaken uitbesteedt omdat zij hun processen niet op orde hebben of krijgen, zal een andere organisatie niet tot uitbesteding overgaan, juist omdat zij hun zaakjes nog niet op order hebben. Dit valt allemaal te billijken, mits het besluit om uit te besteden het resultaat is van een weloverwogen zorgvuldig proces.
De markt wordt verkend, er worden requirements opgesteld en een offerte- of aanbestedingstraject wordt dorlopen. De meeste gerede partij – vaak de goedkoopste – wordt geselecteerd en in een feestelijke bijeenkomst vindt contractondertekening plaats waarin het management vertrouwen uitspreekt in succesvolle samenwerking.
Helaas is de praktijk weerbarstig en zijn mislukte uitbestedingen aan de orde van de dag. Internet staat er vol van en de rapportage van de commissie Elias staat nog vers in ons geheugen.
KPMG heeft onderzoek gedaan naar de oorzaken van niet succesvolle uitbestedingen (KPMG Dutch Pulse Survey). Uit het onderzoek blijkt dat er met stip twee redenen zijn aan te wijzen: ‘Retained organization/Transition/Governance Challenge’ (64 %), gevolgd door ‘Inadequate Change Management capabilities’ (60). Op ruime achterstand (30 %) volgt nummer drie: ‘Inadequate Business Case’. Verder is het opvallend dat ‘Quality/fit of supporting service providers’ 16 % scoort. Met andere woorden verreweg de meeste dominante factor in het mislukken van uitbestedingen is de interne organisatie, en niet de selectie van een onjuiste leverancier.
Op basis van de onderzoeksresultaten van KPMG zou je dus kunnen concluderen dat contracten niet werken. Dit komt niet door de contracten zelf, maar vooral door het niet goed geëquipeerd zijn om uitbestedingen tot een succes te maken. Met andere woorden: de randvoorwaarden om de uitbesteding tot een succes te maken worden niet goed ingevuld.
Partijen starten hun samenwerking vanuit vertrouwen. Een belangrijke, zo niet de belangrijkste vraag die het management zich moet stellen voordat het selectieproces wordt afgerond, is hoe dit vertrouwen in de praktijk wordt bestendigd? En als het een keer tegen zit, hoe partijen deze tegenslagen wensen op te lossen, zonder te vervallen in traditionele opdrachtgever-opdrachtnemer relaties waarin vooral het eigen belang centraal staat.
Het gezegde luidt: vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Dit betekent dus hard werken om dit vertrouwen vast te houden. Transparant werken is hiervoor een belangrijke voorwaarde. Transparant samenwerken leidt tot inzicht en vanuit dit inzicht starten partijen de dialoog over hun samenwerking, over prestaties en risico’s. Bevindingen worden gedeeld en in gezamenlijkheid opgelost. En er ontstaan nieuwe kansen door middel van procesverbeteringen en innovaties. De techniek is beschikbaar om de mensen te verbinden en kennis te delen, om prestaties en risico’s te objectiveren en de afhankelijkheid ten opzichte van marktpartijen te reduceren.
Het spreekwoord luidt: de vis van morgen wordt verpakt in de krant van vandaag. Geldt dit ook niet voor contracten? Vasthouden aan contractuele afspraken zonder ruimte voor verbetering en innovatie zal leiden tot minder concurrentiekracht of lagere maatschappelijke waarde en uiteindelijke tot onvrede over de samenwerking.
Oude samenwerkingsvormen blijken niet meer te werken. Moderne uitbestedingen vragen om vernieuwing. Het gaat uiteindelijk om het creëren van waarde, met oog voor wederzijdse belangen. Het contract is slechts een vertrekpunt. Partijen moeten meebewegen in de dynamische omgevingen waarin zij opereren. Dit lukt niet van vandaag op morgen. Het is een proces van vallen en opstaan, van kennis delen en leren. En vooral doorgaan.
