Met de explosieve groei van SaaS/Cloud-toepassingen van de verschillende IT-omgevingen en andere ‘as-a-service’-modellen krijgen aanbesteders steeds meer te maken met marktpartijen die er verschillende licentiemodellen op nahouden. De ene aanbieder rekent met een fixed price voor de gebruiksrechten van de gehele IT-oplossing, de andere leverancier wil liever afrekenen per gebruiker. Hoe dan ook: om zoveel mogelijk concurrentie tussen diverse aanbieders te waarborgen dienen aanbesteders rekening te houden met deze diversiteit aan kostencalculaties.
Inconsistent prijsblad?
De gemeente Amsterdam deed een aanbesteding voor een SaaS-oplossing voor de verkoop bij meerdere zwembaden. Onlangs werd de gemeente door een inschrijver die ze had uitgesloten voor de rechter gedaagd. Volgens de gemeente had de inschrijver het prijsblad ‘inconsistent’ (lees: niet volledig) en niet besteksconform ingevuld. De inschrijver had de velden met tarieven per gebruiker leeg gelaten. Hierdoor was het voor de gemeente niet mogelijk om conform de overeenkomst ‘de grondslag voor de nieuwe maandelijkse termijn’ op basis van het aantal gebruikers bij te stellen.
De inschrijver werkte echter met een ‘user-onafhankelijk’ softwarelicentiemodel waarbij hij de licentiekosten niet per gebruiker, maar per locatie kosten in rekening bracht. De kosten voor de licenties had de inschrijver in een ander veld ‘fixed’ ingevuld op het prijsblad, wat ervoor zorgde dat deze uiteindelijk ook in de totaalprijs werden meegerekend.
Vergelijkbare prijzen
De rechter constateerde dat, ook met het afwijkend ingevulde prijsblad van de inschrijver, de gemeente nog steeds een goede vergelijking kon maken van de verschillende inschrijvingen. Er werd tenslotte vergeleken op de totaalprijs. Daarbij merkte de rechter op dat de gemeente geen eisen had gesteld aan de in te vullen prijzen, waardoor dus ook toe werd gestaan om 0-bedragen in te vullen.
Ook had de gemeente als één van de doelstellingen opgenomen dat ze met de aanbesteding tot een vast bedrag voor jaarlijkse kosten wilde komen. De wijze waarop de uitgesloten inschrijver had ingeschreven lag dus geheel in lijn met de doelstellingen van gemeente Amsterdam.
De Amsterdamse rechter besliste uiteindelijk dat de gemeente de inschrijving van de inschrijver die ze eerder had afgewezen, alsnog inhoudelijk moest beoordelen.
Oog voor diversiteit zorgt voor betere vergelijking
Opmerkelijk aan deze uitspraak is dat de rechter expliciet benoemde dat van de inschrijver niet zonder goeden redenen kan worden verwacht dat hij zijn bedrijfsmodel aanpast aan de methodiek van de aanbesteding. Indien inschrijver dat wel had gedaan, dan zou hij de gemeente juist een verkeerd beeld hebben gegeven van de kosten en had de gemeente een onvolledige beoordeling van de inschrijving gedaan. Juist dán zou de inschrijving van deze inschrijver niet vergelijkbaar zijn geweest.
Dat betekent dat aanbesteders zich goed moeten laten informeren over hoe de markt in elkaar steekt en daarop een kostenmodel moeten bouwen dat zoveel mogelijk recht doet aan de diversiteit van de toepasselijke kostencalculaties van de marktpartijen. Als er tijdens een vragenronde wordt gehint naar de mogelijkheid om een vaste prijs aan te bieden voor een onderdeel: maak dat dan mogelijk. Doe dat wel onder voorwaarden dat gegarandeerd wordt dat alle elementen van de scope zijn opgenomen in de totaalprijs. In dat geval is het ook handig om na te denken over het voorschrijven van een bepaalde verhouding van verschillende kostenonderdelen tot de totaalprijs. In deze aanbesteding was de gemeente Amsterdam niet ingegaan op het verzoek van inschrijver tot aanpassing van het prijsblad zodat ook het kostenmodel van de afgewezen inschrijver eronder zou vallen. De gemeente zal dat vast een volgende keer wel doen als er weer om gevraagd wordt door een .
